Распределение газет по почтовым отделениям

Введение. Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД). Как правило, базы данных являются основой построения автоматизированных информационных систем (АИС).
Проектирование баз данных – одна из наиболее сложных и ответственных задач, связанных с созданием автоматизированных системы обработки данных [1-3, 6-8].
В современном мире практически невозможно представить фирму или организацию, в которой не требуется обработка информации. Информацию требуется где-то хранить, она может динамически изменяться, регулярно требуется искать нужные данные и составлять различные отчеты по данным из всего массива. Когда данных очень много, когда их файлы логически связаны между собой, когда одними и теми же данными пользуются одновременно десятки и сотни людей, тогда представление информации в виде текстовых файлов и электронных таблиц становится не удобным, так как слишком велика вероятность ошибок и того, что пользователи будут мешать друг другу.
Появление технологии баз данных явилось едва ли не важнейшим событием для людей, которые каждый день имеют дело с огромным количеством информации. Базы данных создаются специально для хранения, обработки, проведения расчётов, сортировки, выборки и представления любых массивов данных по любым критериям и способны обслуживать одновременно тысячи пользователей. Использование базы данных значительно повышает производительность труда пользователя и упрощает использование различных средств по преобразованию данных. Базы данных способны хранить самую различную информацию: прайс-листы; информация о клиентах/заказчиках; каталог товаров/услуг; отчёты персонала; движение товаров и др.
В наш век на рынке ПО имеется огромный выбор программ и баз данных самого разного назначения, однако при автоматизации бизнес-процессов очень часто возникают задачи, которые не решаются готовыми программами. Поэтому современному специалисту в области информатики необходимы не только навыки использования существующего программного обеспечения, но и умение создать свою собственную, новую базу данных и удобный пользовательский интерфейс к ней.
Целью курсового проекта является изучение возможностей использование баз данных при разработке автоматизированных информационных систем. В частности, создание прототипа автоматизированной информационной системы (базы данных и прикладного программного обеспечения - пользовательского интерфейса), предназначенной для автоматизации учёта распределения газет, печатающихся в типографиях города.
Актуальность темы курсового проекта заключается в том, что разработка учёта распределения газет позволит создать комфортную и эффективную среду для анализа работы типографий и почтовых отделений города.
Содержание курсового проекта – проектирование информационной системы с использованием MS Access.
Задачи курсового проекта – ознакомиться с методами физического проектирования баз данных и информационных систем с использованием современной СУБД MS Access.

Постановка задачи и анализ предметной областиПервым этапом проектирования БД любого типа является анализ предметной области, который заканчивается построением информационной структуры. На данном этапе анализируются запросы пользователей, выбираются информационные объекты и их характеристики, которые предопределяют содержание проектируемой БД. На базе проведенного анализа структурируется предметная область.
Второй этап анализа предметной области состоит в выборе информационных объектов, задании необходимых свойств для каждого объекта͵ выявлении связей между объектами, определении ограничений, накладываемых на информационные объекты, типы связей между ними, характеристики информационных объектов.
Пусть требуется создать АИС для автоматизации учёта распределения газет, печатающихся в типографиях города. Такая система в первом приближении должна обеспечивать хранение сведений о газетах, типографиях, почтовых отделениях (ПО), в которые поступают газеты.
Семантические ограничения: у газеты может быть только один редактор.
В первом приближении можно выявить следующие сущности [2-5, 7-9]: Газеты, Редакторы, Типографии, Почтовые отделения, Продукция, Распределение,
Создаваемая система должна обеспечить ввод и редактирование данных, а также для анализа учёта печати и распределения газет, могут потребоваться следующие сведения.
Справка о газете,
Адрес печати газеты,
Редактор газеты, с максимальным тиражом,
ПО с ценой газеты, выше заданной,
ПО с количеством газет, меньше заданного,
ПО, получающее газету из заданной типографии.
Нужно также предусмотреть выдачу отчёта по типографиям.
Необходимо спроектировать указанную БД, основанную на анализе имеющихся документов. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
определить структуру таблиц нормативно-справочной и оперативно-учетной информации;
выделить ключевые поля и определить связи между таблицами;
реализовать базу данных в среде Access;
создать таблицы и схему данных;
создать форма для ввода данных в таблицы;
заполнить таблицы тестовыми данными;
разработать запросы;
создать отчёты;
разработать кнопочный интерфейс.
При разработке ИС должны быть созданы формы, запросы, отчёты и интерфейс для работы с информацией в базе данных, которые обеспечивают основные требования разрабатываемой системы.
В качестве СУБД для создания базы данных выбрана  MS Access, так как она обладает всеми средствами для создания и обеспечения работоспособности локальной базы данных, поддерживает визуальную технологию создания объектов базы данных, стандарт языка SQL
Кроме того, предполагаемые пользователи имеют навыки работы с офисными программами, а возможности СУБД MS Access, по объёму хранимой информации и быстродействию, более чем удовлетворяют требованиям разрабатываемой БД.
В результате анализа предметной области [2-5, 7-9] были выявлены следующие сущности: Газеты, Редакторы, Типографии, Почтовые отделения, Продукция, Распределение,
При этом сущности: Газеты, Редакторы, Типографии, Почтовые отделения хранят нормативно-справочную информацию, которая является условно-постоянной. Остальные сущности хранит оперативно-учётную информацию о распределении и печати газет. Определим типы связей для концептуальной модели, существующие между выделенными нами сущностями [7-9]. Для этого снова анализируем требования к БД. Результат анализа представлен в таблице 2.1.
Таблица 2.1 - Типы связей между сущностями
Главный ИО Связь Подчинённый ИО Тип
связи
Редактор
Типография
Почтовое отделение
Газета
Продукция руководит
печатает
имеет
является
имеет Газета
Продукция
Распределение
Продукция
Распределение 1:М
1:М
1:М
1:М
1:М
Определённые связи позволяют перейти к созданию базы данных.
Зададим для ключевых атрибутов тип данных – числовой. Добавим логическую модель остальными атрибутами сущностей, тип данных для которых зададим в контексте их семантики при реализации базы данных в Access.

2 Разработка базы данных3.1 Создание таблиц и схемы данныхРассмотрим реализацию базы данных в среде MS Access .
Таблицы базы данных можно создать тремя различными способами:
путём ввода в окно с традиционной табличной формой;
с помощью Мастера;
с помощью Конструктора таблиц.
Однако создание структуры таблиц базы данных удобней всего производить в режиме Конструктор. Для этого в окне Access необходимо выбрать пункт Создание и нажать кнопку Конструктор таблиц.
Базы данных в соответствии с проведённым анализом, состоит из шести таблиц: Газеты, Редакторы, Типографии, Почтовые отделения, Продукция, Распределение,
Таблица газета в режиме Конструктор представлена на рисунке 21.


Рисунок 2.1 - Таблица газета в режиме Конструктор
Эта же таблица с введёнными данными в режиме Таблица приведена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Таблица газета в режиме Таблица
Ниже приведена таблица типография в режиме Конструктор (рисунок. 2.3).

Рисунок 323 - Таблица типография в режиме Конструктор
Данная таблица с введёнными данными в режиме Таблица приведена на рисунке2.4.

Рисунок 2.4 - Таблица типография в режиме Таблица
По рассмотренной методике созданы остальные четыре таблиц: с соответствующими атрибутами сущностей.
Для связывания таблиц в виде базы данных на вкладке Работа с базами данных выбираем Схема данных [2-4]. Появляется диалоговое окно Добавление таблицы, в котором выделяем все таблицы и щёлкаем Добавить (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 - Диалоговое окно Добавление таблицы
Добавляем все созданные ранее таблицы и устанавливаем связи между ними по одноимённым полям, включив опции: Обеспечение целостности данных, Каскадное удаление связанных поле и Каскадное обновление связанных записей. В результате получим иерархическую Схему данных в Access (рисунок 2.6).

Рисунок 2.6 - Схема базы данных
Схема данных имеет четыре уровня.
Все отношения (таблицы) находятся в третьей нормальной форме (3NF), так как каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа, т. е. среди атрибутов отношения нет атрибутов, транзитивно зависящих от ключа (среди его неключевых атрибутов нет зависящих от другого неключевого атрибута) [1-4].
Итак, логическая модель базы данных находится в 3 нормальной форме и и готова для реализации на её основе информационной системы..
После установления связей можно заполнить таблицы данными, вводя их для обеспечения целостности сначала в главные таблицы, а потом в подчинённые. Ввод можно выполнять как в режиме ТАБЛИЦА, так и использую соответствующие формы ввода данных, создание которых рассмотрено в следующем подразделе.
3.2 Создание формДля удобства ввода данных в таблицы можно для каждой из них создать форму тремя различными способами [1-4, 14].
при помощи Автоформы на основе таблицы или запроса,
при помощи Мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов,
вручную в режиме Конструктор. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.
Удобнее всего сначала создать базовую форму в Мастере, которая затем может быть изменена в соответствии с требованиями в режиме Конструктор.
По внешнему виду формы, создаваемые в Мастере, бывают: в один столбец, ленточные, табличные и выровненные.
Перейдём на вкладку Создание и нажмём кнопку Мастер форм. В появившемся окне выберем таблицу Продукция и все доступные поля и нажмём Далее.
В следующем окне выберем внешний вид формы В один столбец и нажмём Готово. В результате получим форму Продукция.

Рисунок 2.7 - Форма Продукция
Созданная формы может быть отнесены к простым формам, которые созданы на основании одной таблицы. Аналогичным образом создадим такие простые формы для всех таблиц
Однако для реализации интерфейса создадим формы с управляющими кнопками, которые будем использовать для добавление соответствующих записей. Пример такой формы Добавить газету представлен на рисунке 2.8

Рисунок 2.8 - Форма Добавить газету
Подобным образом создадим остальные формы, которые будут использоваться в Кнопочном меню.
База данных готова для разработки на её основе информационной системы.
3.3 Разработка запросовЗапросы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра, анализа, ввода и изменения информации в БД [1, 2]. Кроме того, они используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Запросы бывают следующих типов:
запросы на выборку,
запросы с вычислениями,
запросы с параметрами,
запросы с групповыми вычислениями (итоговые),
перекрёстные запросы,
запросы действия (удаления, добавления, обновления и создания таблиц).
В СУБД MS Access существует три способа построения запросов: с помощью Мастера запросов, с помощью Конструктора, в режиме SQL.
Для создания запросов воспользуемся конструктором запросов, который находится на вкладке Создание [2-4]. По умолчанию, любой запрос, создаваемый с помощью конструктора, является запросом на выборку. Появится диалоговое окно, в котором надо выбрать таблицы для добавления.
Далее необходимо задать остальные параметры запроса в бланке запроса. Для запроса об Адресе печати газет в диалоге, вид запроса представлен на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 – Диалоговый запрос об Адресе печати газет в Конструкторе
При его запуске появляется диалоговое окно, в которое необходимо ввести название фильма
Результат выполнения запроса для газеты Труд представлен на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 – Запрос о газете Труд
Разработаем запрос Редактор максимального тиража (рисунок 2.11).
.
Рисунок 2.11 –Запрос Редактор максимального тиража в режиме Конструктор
Результата его выполнения показан на рисунке 2.12

Рисунок 2.12 – Редактор максимального тиража
Создадим запрос Отделения с газетой с ценой выше (рисунок2.13)

Рисунок 2.13 –Запрос в режиме Конструктор
Результат его выполнения с ценой выше 60 рублей .(рисунок 2.14)

Рисунок 2.14 – Результат выполнения запроса ценой выше 60 рублей
По рассмотренной технологии созданы остальные запроса [13].
Разработанные запросы могут использоваться непосредственно, либо на их основе можно создать отчёты для вывода информации на печать.
3.4 Создание отчётовОтчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать [1, 2, 15].
Основные данные для формирования отчета берутся из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения (заголовки, примечания отчетов, количество страниц и другая сопроводительная информация) вводятся при разработке отчета.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов MS Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать макет отчета. После создания основной части отчета разработчик может переключиться в режим Конструктор и внести изменения в стандартный макет.
Рассмотрим создание отчёта Типографии. Создание отчётов выполним с помощью Мастера отчётов, который находится на вкладке Создание [2-4,10,11,15].
При нажатии кнопки Мастер отчётов появляется диалоговое окно, в котором выбираем источники (таблицы) и поля. Далее появляется ряд окон, уточняющих создание отчёта, в конце щёлкаем Готово и отчёт создан. Далее открываем его в Конструкторе отчетов, где осуществляем корректировку.
Полученный отчёт представлен ниже на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 – Отчёт о типографиях

3 Разработка кнопочного интерфейса базы данных
Для разработки кнопочного интерфейса базы данных воспользуемся возможностями среды Access [2-5]. Для этого в конструкторе форм создадим Кнопочную форму (КФ), на которую поместим кнопки открытия объектов базы данных для ввода данных, редактирования и вывода запросов и отчета, созданных ранее, а также кнопку Выход из БД (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 –Кнопочная форма-
Для задания реакции на однократное нажатие кнопка в свойствах всех кнопок зададим Внедрённый макрос [12] (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 –Окно свойств кнопки
Созданный кнопочный интерфейс интуитивно понятен и позволяет пользователю любой квалификации легко в нём работать: вводить и редактировать данные, а также получать выходную информацию в виде запросов и отчётов в соответствии с заданными критериями.
Разработанный интерфейс прошёл тестирование, аномалий и коллизий не выявлено.
Для прямого доступа к КФ при открытии базы данных выполним команду Файл – Параметра и на вкладке Текущая база данных для опции Форма просмотра выберем –Кнопочная форма. Для работы в обычном режиме удерживайте клавишу Shift при открытии базы данных.

ЗаключениеВ ходе выполнения курсовой работы была создана база данных и информационная система «Распределение газет по почтовым отделениям».
Разработка выполнялась в среде СУБД Microsoft Access.
В базе данных сведения из разных источников сохранены в отдельных таблицах. Созданы шесть таблиц Газеты, Редакторы, Типографии, Почтовые отделения, Продукция, Распределение,
Для работы с данными из нескольких таблиц установлены связи между таблицами, которые отражаются в Схеме данных Access.
Для удобства работы с базой данных созданы 12 формы для ввода данных:
Разработаны 11 запросов в режиме Конструктор .
Создан один отчёты, который откорректирован в Конструкторе отчётов.
Для удобства работы с базой данных разработан кнопочный интерфейс в среде Access с использованием макросов.
Разработанная база данных не претендует на полноту учёта всех особенностей предметной области. База данных представляет собой учебную модель, которая может быть использована в качестве основы для разработки реального проекта информационной системы.

Список использованных источниковБекаревич Ю. Б. Самоучитель Access 2013 / Ю. Б. Бекаревич, Н. В. Пушкина. – СПб.: БХВ-Петербург, 2014. – 432 с.
Сенков А. Access 2010. Учебный курс – СПб.: Питер, 2010. – 288 с
Кауфельд Д. Microsoft Office Access 2016 для "чайников" / Кауфельд, Джон. - М.: Диалектика,2016.
Криницкий, Н.А. Автоматизированные информационные системы / Н.А. Криницкий, Г.А. Миронов, Г.Д. Фролов. - М.: Наука, 2017.
Рубин, А. А. Самоучитель Access 2016. 100% результат уверенной работы / А.А. Рубин, И.А. Клеандрова, Р.Г. Прокди. - М.: Наука и техника, 2017
Кузин А. В. Базы данных: учебное пособие для студ. высш. учеб. Заведений.— 5-е изд., испр. — М. : Издательский центр «Академия», 2012
Сурядный А.С. Microsoft Access 2010. Лучший самоучитель. – 3-е изд., доп. и перераб. / А. С. Сурядный – М.: Астрель, Владимир. ВКТ. 2012. – 448 с.
Советов, Б.Я. Базы данных: теория и практика: учебник для бакалавров / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский, В. Д. Чертовской. - 2-е изд. - М.:Юрайт, 2012. - 464 с.
Кузнецов С. Д. Основы современных баз данных [Электронный ресурс] // Информационно-аналитические материалы Центра Информационных технологий. — URL : http://citforum.ru/database/osbd/contents.shtml
Кириллов В. В. Основы проектирования реляционных баз данных : учеб. пособие [Электронный ресурс] / В. В. Кириллов. — URL : http://citforum.ru/database/dbguide/index.shtml).Создание форм в базах данных Access [Электронный ресурс] – Режим доступа: – http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_5.htmlСоздание отчётов в базах данных Access [Электронный ресурс] – Режим доступа: - http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_6.html