Возможности систем электронного...

ВведениеНа современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п.Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. Электронный документооборот в отличие от бумажного более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях.Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.Целью данной работы является изучение возможностей систем электронного документооборота.Для достижения цели были поставлены следующие задачи:1. Изучить теоретические аспекты электронного документооборота;2. Рассмотреть проблемы внедрения системы документооборота;3. Освоить перспективы развития систем электронного документооборота.В ходе написания курсовой работы были использованы следующие методы исследования: критический анализ литературы, сравнение и сопоставление, анализ и синтез, логическое рассуждение.Так же, при написании работы был изучен ряд источников информации, а именно труды Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А., Байкова И.Ю.Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.1. Теоретические аспекты электронного документооборота1.1 Теоретические аспекты организации электронного документооборотаФункционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов, входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства.В последней четверти XX века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями, а в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или, как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего оно использовалось минимально и применялось по возможности исключительно в пределах одного здания.Собственно, первые системы электронного документооборота были полностью индивидуализированы, т.е. разрабатывались конкретно под определенное предприятие силами собственных программистов и соответственно не могли быть применимы для других организаций. Такие системы документооборота нельзя назвать универсальными, так как любое изменение в процессе электронного документооборота приводило к полному пересозданию самой электронной системы, т.е. система не могла быть масштабной, а охватывала определенный узкий процесс движения документов. Таким образом, система электронного документооборота была неразрывно связана с моделью управления организацией. Очень часто предприятие не могло внедрить у себя более прогрессивные формы ведения документов, так как пришлось бы полностью отказаться от существующей системы электронного документооборота. Возникла необходимость создания гибкой и адекватной СЭД, чтобы сделать развитие компании более эффективным.В 1990-х годах появилось несколько компаний (Электронные офисные системы, ИнтерТраст, АйТи и др.), которые начали заниматься разработкой и продажей первых универсальных решений в области электронного документооборота. Такие решения легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика (предприятия, организации). Такой подход позволял снизить стоимость конечных решений, а будучи при этом еще и значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.Если до середины 1990-х годов СЭД внедрялись только в некоторых коммерческих предприятиях и учреждениях, то в период с 1994 по 2002 г. Правительством Российский Федерации был принят ряд законов и постановлений, которые определили использование систем электронного документооборота в государственных учреждениях и подтвердили сотрудничество с такими странами, как Франция, Казахстан, Индия и др., в области связи и информатизации. Таким образом, использование информационных систем и электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях было законодательно одобрено и подтверждено, также был введен определенный регламент использования и требования к созданию СЭД.В законодательном план начало электронному документообороту положил Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 1-ФЗ), в котором установлены основные понятия. Он приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора. Закон № 1-ФЗ позволил обмениваться с правовой точки зрения электронными договорами, актами, накладными и иными документами (с 01.07.2012 Закон № 1-ФЗ утратил силу).Затем вышел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.Согласно ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее - неквалифицированная электронная подпись), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.По мнению Минфина России, подтверждать расходы первичными документами, оформленными в электронном виде, можно, только если они подписаны квалифицированной электронной подписью.Итак, при введении системы электронного документооборота и электронной отчетности необходимо: установить в локальном нормативном акте, например, в учетной политике, порядок осуществления электронного документооборота: какую отчетность, в каком виде организация предоставляет; заключить договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи и установления программного обеспечения; соблюдать формат первичных и отчетных документов; следить за отсутствием технических ошибок; хранить документы, подтверждающие своевременность передачи электронных документов и отчетности, и, возможно, некоторые из них хранить на бумажном носителе.Электронный документооборот позволяет увеличить скорость передачи данных, потому что по нормативным документам в той же почтовой службе России доставка корреспонденции по стране составляет от 5 до 35 дней - это официальные нормативы Почты России.Также электронный документооборот позволяет взаимодействовать фактически круглосуточно, что очень важно с учетом большого пространства России и часовых поясов. Кроме того, электронный документооборот позволяет обеспечивать конфиденциальность документов. Есть различные технологии, сертифицированные программные средства, с помощью которых документ может прочитать только отправитель и только получатель - и никто больше. При этом, если используется электронно-цифровая подпись, то, если кто-то внесет в данный документ какие-то исправления, это сразу будет выявлено. С другой стороны, это гарантированная доставка, потому что технологии обеспечивают возможность фактически мгновенно подтвердить, что данный документ доставлен. Это основные моменты для хозяйствующих субъектов.Если рассматривать государственные органы, то они тоже заинтересованы в этом, потому что это влияет на оперативность и достоверность поступления информации. С другой стороны, ускоряет процесс обработки документов, снижает очереди, в конце концов и позволяет эффективно использовать ресурсы - и человеческие, и технические.Электронный документооборот, безусловно, имеет свою специфику. Электронный документ - это не бумажный документ. Какие можно выделить специфические области, на которые необходимо обращать внимание при принятии решения о переходе? Во-первых, любая организация должна быть организационно готова к этому процессу. То есть должны быть соответствующие люди, которые этим процессом управляют. Должны быть соответствующие программно-технические средства, которые умеют работать с этими электронными документами.Если рассмотреть возможности различных современных систем электронного документооборота, представленных на рынке программного обеспечения, то можно увидеть, что все они обладают необходимыми для работы возможностями и полезными свойствами, но реализованы на различных платформах и имеют неодинаковую стоимость. Поэтому для каждого предприятия важно сделать правильный выбор оптимальной информационной системы, непосредственно подходящей для определенной организации.Также стоит отметить, что плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все-таки попробуем назвать главные из них. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:полностью автоматизировать процесс работы с документами;обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;повысить эффективность работы с документами;повысить корпоративную культуру работы с документами;значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;упорядочить процесс регистрации всех видов документов;обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;проследить историю создания документа;обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;производить сортировку документов по любым критериям;обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;обеспечить архивное хранение электронных образов документов;обеспечить мгновенный доступ к документам;уменьшить количественные потери документов;увеличить производительность труда;сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;придать юридическую силу электронным документам;сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;сократить количество внутренних и внешних курьеров;обеспечить ведение информационно-справочной базы.Минусов гораздо меньше, но они существенные:Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Рынок наводнен "пиратским" дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция - закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.Резкое увеличение потока документооборота. Как результат - серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.Увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.1.2 Принципы электронного документооборотаАвтоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки и т.д. породили электронные тексты, электронные документы и электронный документооборот.Электронные тексты - электронные (машиночитаемые) данные, хранящиеся на любых электронных носителях, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД).Электронный документ - документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.Электронный документооборот - это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования информационных систем (ИС). Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.Виды электронного документооборота:производственный документооборот;управленческий документооборот;архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);бухгалтерский документооборот;складской документооборот;секретное и конфиденциальное делопроизводство;технический и технологический документооборот.Преимущества электронного документооборота:Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат, или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса. Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось. Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.2. Проблемы внедрения и перспективы развития основных систем электронного документооборота2.1 Проблемы внедрения системы документооборотаСистемы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.В то же время, так как система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм применение систем документооборота сопряжено с рядом трудностей организационного, экономического и технического характера. Первые связаны с человеческим фактором – недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы – это, в первую очередь, необходимость вложения значительных средств, при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами. Попробуем разобраться с указанными трудностями более подробно.На первом месте при подготовке к внедрению электронного документооборота в компании находятся организационные вопросы. Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании.Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время. Для привлечения «административного ресурса» поддержки СЭД необходимо продемонстрировать все преимущества, которые предоставляет новая система, и обучать руководство практической работе с ней.Организационный аспект – разработка и утверждение концепции развития документационного обеспечения предприятия, плана внедрения СЭД, выбор руководителя проекта и формирование рабочей группы заслуживает самого пристального внимания. Избежать организационных трудностей поможет четкое определение конечных целей проекта. После того, как цели заданы, не менее серьезное внимание следует уделить формированию рабочей группы проекта. Успех во многом зависит от того, насколько тесно сотрудничают специалисты ИТ-службы и подразделения-заказчика. Необходимо четко распределить обязанности и сферы ответственности между сотрудниками всех отделов, привлеченных к внедрению.Другим распространенным препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-службы заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. По словам специалистов, разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована. Специалисты утверждают, что опору необходимо делать на уже готовые решения от производителей.Еще несколько трудностей могут возникнуть в процессе внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и положений.Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Необходимо четкое понимание со стороны руководства организации, что создание СЭД достаточно длительный проект и ее развитие и поддержка будет требовать постоянного вложения средств. На обучении персонала часто экономят, считая, что достаточно обучить одного человека, а он обучит всех остальных. По мнению специалистов, достаточно сложно обучить даже 50% сотрудников без отрыва от производства, однако выходом из сложившейся ситуации будет организация дистанционного обучения непосредственно на рабочих местах.Так, как СЭД является частью автоматизированных систем управления предприятием (АСУП), то рассмотрим проблемы, которые возникают при внедрении АСУП.Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении информационных систем управления предприятием и рекомендации по их решению.Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;Сопротивление сотрудников предприятия;Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения информационной системы управления предприятием;Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.Теперь опишем эти пункты подробнее:Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.Этот пункт является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты.Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения информационной системы управления предприятием оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно планируется автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.Необходимость в частичной реорганизации структуры и деятельности предприятия при внедрении информационной системы управления предприятием.Прежде чем приступать к внедрению информационной системы управления на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по - принципу «как есть», однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Под термином реорганизация не имеется в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса.Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга.Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено, как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.При наличии информационной системы управления предприятием, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако, справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы управления предприятием, однако, часто он негативно отражается необъективности менеджмента.Внедрение информационной системы управления предприятием вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.Не стоит полагать, что работать при наличии информационной системы управления предприятием станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы.Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления предприятием производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению.Несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота, по мнению автора, являются одними из ключевых.2.2 Перспективы развития систем электронного документооборотаГоворя о практическом применении систем электронного документооборота, необходимо более подробно рассмотреть задачу их интеграции с другими корпоративными приложениями. Комплексное решение этого класса задач позволит предприятиям создать внутреннюю систему обмена информацией, которая приходит или собирается из разрозненных источников. Ее объединение на основе общей шины данных, приведет к созданию общего корпоративного репозитория информации и данных. Системы электронного документооборота выполняют роль подобных «шин».Решение этой проблемы очень важно для современного предприятия, особенно, если на нем используются одновременно несколько корпоративных приложений, без которых невозможна деятельность ни одной крупной организации. Сейчас системы электронного документооборота обычно выступает в роли платформы для интеграции со следующими типами приложений:Front-end приложения, такие как CRM;Офисные приложения;ERP-системы.Касательно ERP-систем, то одним из их слабых мест является некоторая избыточность документов, которые генерируются в основных модулях ERP-системы. Развертывание централизованного репозитория на базе системы электронного документооборота, который обеспечивает каждый модуль ERP-системы необходимыми ему документами, ускоряет возврат инвестиций и способствует уменьшению операционных расходов предприятия. То есть, интеграция ERP-системы и системы электронного документооборота обеспечивает более высокое значение показателя IRR, чем это может быть получено при автономном использовании данных систем.При интеграции систем электронного документооборота с офисными приложениями пользователям предлагается возможность доступа к библиотечным сервисам непосредственно из распространенных офисных приложений. Кроме того, практически во всех распространенных системах электронного документооборота существует возможность работы через Web-навигаторы. Помимо этого, высоко распространена интеграция с фронт-офисными приложениями.Технологии, которые применяются для развития и разработки систем электронного документооборота, с каждым годом становятся более совершенными и прогрессивными, при этом часто возникает вопрос контролируемого и направленного развития систем электронного документооборота. Не совершенная нормативно-правовая база и разнообразие технологий приводят к тому, что рынок систем электронного документооборота с каждым годом становится все более и более разнородным. В этом случае у предприятия должен быть подход к развитию процессного подхода к контролю и управлению своей деятельности, для подготовки базы с целью развития, адаптации и внедрения выбранной системы электронного документооборота.Сейчас документооборот перестал быть единственным предметом автоматизации. Задачи и цели ставятся значительно шире: управление знаниями параллельно с оптимизацией. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами.Для развития систем электронного документооборота необходимо в первую очередь создать более основательную регламентную базу для массовой миграции к технологии электронно-цифровой подписи и других подобных функций ECM-систем, являющихся камнем преткновения при переходе от смешанного и традиционного документооборота к полностью электронному.В итоге можно коротко выделить основные требования к современным системам электронного документооборота и тенденции их развития:легкость в обновлении и установке клиентских приложений;возможность заказчика самостоятельно развивать и изменять функции системы;возможность размещения системы электронного документооборота в Интернете и предоставления доступа в качестве сервиса;наличие приложений для мобильных устройств и удобство работы с ними;наличие Web-доступа к документам с целью работы с ними.ЗаключениеЭлектронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования информационных систем (ИС). Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.Чтобы обеспечить персоналу возможность безболезненно перейти на новую модель работы с документами (современную электронную, а не классическую бумажную), а также максимально быстро и легко в дальнейшем подключать к работе в СЭД новый персонал, желательно регламентировать электронный документооборот.Список использованных источниковБайкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. - М.: Эксмо, 2016. - 483 с.Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием. - М.: Секретарское дело, 2015. - С. 46-48.Бажин А.С. Внедрение электронного документооборота в систему управления вузом / Александр Сергеевич Бажин, Александр Сергеевич Овчинников, Роман Васильевич Светайло. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2016. - 180 c.Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2016. - № 8. - с. 50-56Веретехина, С.В. Дистанционный труд. Организация электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Монография / С.В. Веретехина. - М.: Русайнс, 2017. - 213 c.Гиляревский, Р. С. Информационный менеджмент: управление информацией, знанием, технологией: учебное пособие / Р. С. Гиляревский. – СПб.: Профессия, 2016. – 303 с.Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления); Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред проф. Т.А. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. - 359 с.Дронов, В. А. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота как одна из функциональных подсистем электронного правительства / В. А. Дронов // Актуальные вопросы истории Сибири: седьмые научные чтения памяти проф. А. П. Бородавкина. – Барнаул, 2015. – C. 71–73.Корнеев, И. К. Управление документами : учебник / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. – М. : ИНФРА-М, 2014. – 298 с.Кипенко А.А. Аналитика системы электронного документооборота [Текст] /А.А. Кипенко // Вестник Новосибирского государственного университета. Серия: Информационные технологии. - 2014. Т. 8. - № 2. - С. 69Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. - М.: МЭИ; 2017. - 361 с.Кузнецов С. Л. Требования к системам электронного документооборота / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2014. - № 3. - С. 3-7.Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2016. - 520 с.Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по Требованию, 2015. - 220 c.Сафарова, А. И. Проблемы использования электронного документооборота / А. И. Сафарова ; рук. работы Ю. А. Дягилева // Молодежь – Барнаулу : материалы XII городской на-уч.-практ. конф. молодых ученых (15–22 ноября 2010 г.). – Барнаул, 2015. – Т. 2. – С. 47–49.Уваров С.В. Системы электронного документооборота: развитие и трансформация [Текст] /С.В. Уваров //Управленец. -2015. - №7-8. - С. 70Хитрова С.Г. Электронный документооборот в организации [Текст] /С.Г. Хитрова // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2015. - № 19. - С. 10Черкасова, М. В. Внедрение электронных документов в муниципальных учреждениях: проблемы и пути их преодоления / М. В. Черкасова ; рук. работы Ю. А. Дягилева // Молодежь – Барнаулу : материалы XII городской науч.-практ. конф. молодых ученых. – Барнаул, 2014. – Т. 2. – C. 50–52.Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 320 с.Язев А.И. Электронный документооборот: основные понятия. Шуваев А. Электронный документооборот как аналог традиционного // Пахчанян А.Б., Романов Д.Н. // Системы электронного документооборота. - Чернов В.Н. Системы электронного документооборота: - М.: РАГС, 2016. - 84 с.