Эссе на тему: "Организация, ее внутренняя и внешняя среда"

Любая организация является системой. Данная система состоит из элементов, которые взаимосвязаны между собой, например, отделы внутри организации. Все элементы организации взаимосвязаны. Эти взаимосвязи также имеют свои функции. Организация – это открытая система, она взаимодействует с окружающим ее миром. Тема работы актуальна, так как, управляя организацией, современный менеджер должен учитывать особенности и внутренней и внешней среды организации. Организация не существует изолированно от окружающей среды, а от внутренней среды – зависят многие организационные процессы. Какую роль несут внутренняя и внешняя среда организации, какие цели ставят перед собой?
Что касается внутренней среды организации, то её можно определить как совокупность элементов или факторов, которые существуют в рамках организации, как единой системы. Существуют различные подходы к определению факторов внутренней среды организации. Согласно одному из них, основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются цели организации, ее структура, задачи, технология и люди. Эти 5 основополагающих элементов считаются системообразующими для внутренней среды организации.
Цели – это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа людей, работая вместе. Цели разрабатываются руководством в процессе планирования. Затем они сообщаются членам организации. Этот процесс осуществляется через мощный механизм координирования, так как он определяет направление деятельности каждого подразделения и конкретного работника. В каждом подразделении должны быть свои, специфические цели, реализация которых должна приводить к достижению общих целей организации.
У крупных организаций целей может быть несколько. При этом важно, чтобы они не были противоречивыми. Подразделения, из которых состоят крупные организации, иногда называют функциональными областями. Каждое подразделение организации находится на определенном уровне и выполняет определенные функции. Например, в компании «Аэрофлот» большая организационная структура по типу считается линейно-функциональной, разные отделы и департаменты взаимодействуют друг с другом для качественной работы компании.
Логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации, называются структурой организации. Говоря о структуре организации, говорят о разделении труда и сфере контроля.
Выделяют горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда – это разделение всей работы на составляющие компоненты. Т.е. непрерывное обособление различных видов трудовой деятельности со специализацией производства и исполнителей.
Эффективность и целесообразность способов разделения труда между людьми сверху вниз до самого нижнего уровня организации во многих случаях определяет насколько производительна может быть организация по сравнению ее конкурентами. На основе решений руководства по структуре, каждой должности предписываются задачи, решение которых рассматривается как необходимый вклад в достижение целей организации.
Задача – это предписанная работа, серии работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее установленные сроки.
Задача представляет собой, уточнение, конкретизацию целей. Если цель может быть сформулирована в несколько обобщенном виде, то задача всегда предельно конкретна. Задачи организации традиционно делятся на три категории:
1. работа с людьми;
2. работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);
3. работа с информацией.
При анализе задач необходимо учитывать частоту повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии, как средства преобразования материала на входе в форму, получаемую на выходе. Например, задача – подготовка ежеквартального аналитического отчета о прибыли организации, на выходе будет – аналитический отчет.
Что касается технологии, Ч. Перроу, профессор – социолог определял термин следующим образом: «Это средство преобразования сырья, будь-то люди, информация или физические материалы в искомые продукты и услуги». Данное определение до сих пор актуально, т.к. действительно используя, например, ПК можно работать с документами, преобразовывать их в отчеты, сканировать документы, отправлять по факсу и т.д.
Промышленная революция привела к замене ручного труда машинным, способствовала созданию крупных организаций с разделением труда. Стандартизация и механизация стимулировали дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно новые широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного труда. Применение конвейерных сборочных линий позволило производить чрезвычайно сложную продукцию при использовании низко квалифицированного труда при высочайшей специализации. В результате проведенных инноваций со временем, технология и задачи стали сильно влиять на организационную эффективность.
Управляя организацией, прежде всего, нужно помнить, что центральным фактором в любой модели управления являются люди. Все люди в организации характеризуются индивидуальными способностями, обусловленные наследственностью или приобретенным опытом. Также у каждого человека есть свои потребности, которые управляют деятельностью человека. Каждый менеджер должен учитывать и способности, и потребности своих работников для того, чтобы каждый работник был заинтересован работать в данной организации. При этом, наблюдая за работой подчиненных, менеджер должен постоянно анализировать соответствие занимаемой должности уровню способностей работника и его желанию решать определенные производственные задачи.
Многие современные организации стремятся расширять способности своих работников для выполнения специфической задачи путем соответствующего обучения, если другие характеристики работника подходят для новой работы.
Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидание относительно своего поведения. Сознательно или подсознательно они определяют степень вероятности свершения чего-либо значимого для них. Это ожидание оказывает значительное влияние на их поведение. Люди будут работать более эффективно, если они ожидают чего-либо для себя от своей деятельности.
Итак, каждый фактор внутренней среды организации несет в себе определенную смысловую нагрузку. В организации определена цель – как ядро функционирования, цель в свою очередь ставит задачи, предполагает наличие определенных технологий для ее достижения, в структуре люди направляют и аккумулируют все средства, соответствующие достижению заданной цели.
Всё многообразие внутренней среды организации можно свести к следующим укрупненным сферам:
- производство;
- персонал;
-организация управления;
- маркетинг;
- финансы и учет.
Анализ каждого из данных элементов внутренней среды организации проводят по следующим направлениям:
- производство включает: объем, структуру, темпы производства; номенклатура продукции предприятия; обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, скорость их использования, система контроля запасов; наличный парк оборудования и степень его использования, резервные мощности, техническая эффективность мощностей; местонахождение производства и наличие инфраструктуры; экология производства; контроль качества, издержки и качество технологий; патенты, торговые марки и т.п.
- организация управления включают: организационная структура, система управления; уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства; фирменная культура; престиж и имидж фирмы; организация системы коммуникаций;
- маркетинг включает: товары, произведенные фирмой, доля на рынке; возможность собирать необходимую информацию о рынках; каналы распределения и сбыта; маркетинговый бюджет и его исполнение; маркетинговые планы и программы; нововведения; имидж, репутация и качество товаров; стимулирование сбыта, реклама, ценообразование;
- финансы и учет включают: финансовую устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам); собственные и заемные средства и их соотношение; эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирования прибыли.
Что касается внешней среды организации, то её можно интерпретировать как - это совокупность всех элементов, которые существуют вне границ организации и оказывают, либо потенциально способны оказать, воздействие на организацию или ее часть.
Все факторы внешней среды организации принято делить на две группы: ближнее окружение (факторы прямого воздействия, микросреда) и дальнее окружение (факторы косвенного воздействия, макросреда).
Ближнее окружение включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние этих операций.
К факторам ближнего окружения относят: потребителей, конкурентов, поставщиков, контактные аудитории (банки, инвестиционные и страховые компании, налоговые, таможенные и правоохранительные организации, органы местной власти, средства массовой информации, местные общественные и религиозные организации, население и т.п.). Каково их влияние на деятельность организаций?
Найдя своего потребителя, руководство организации должно твердо помнить, что если не удовлетворять нужды потребителя также эффективно, как это делают конкуренты, то организация может потерпеть крах.
Конкурентами принято называть соперников, производителей аналогичной продукции, услуг. Поэтому организация активно изучает воздействие внешней среды, иногда прибегаю к специалистам.
Конкурентная борьба может вестись не только за потребителей, но и за трудовые ресурсы, материалы, капитал, право использовать технологии. От реакции конкуренции зависят такие внутренние факторы как условия работы, оплата труда, характер отношений руководителей с подчиненными. Конкурентоспособность организаций зачастую определяется двумя критериями: качеством и ценой.
Зачастую возникает вероятность выхода на рынок новых конкурентов и продуктов-заменителей. Она определяется: входными барьерами и потенциалом ответных мер существующих организаций. Входные барьеры включают размер затрат, необходимых новому конкуренту для вхождения в рынок, склонность покупателей к известной марке, уровень необходимых вложений в НИР, размер затрат, которые несет потребитель при смене поставщика, необходимость создания собственной сбытовой сети, преимущества старых конкурентов, недостижимые для новичков. Потенциал ответных мер существующих организаций характеризуется возможностями старых организаций, степенью связи существующих организаций с отраслью, от которой они не могут отказаться без значительной выгоды, возможностью потери прибыли старыми организациями, традиции встречать любое вторжение в данную отрасль. Возможность появления продуктов-заменителей ограничивает отраслевой потенциал прибыли, что может привести к ценовому давлению на существующие продукты.
Во внешней среде не малая роль отводится поставщикам. Поставщики - это отдельные организации и отдельные лица, которые осуществляют материально-техническое обеспечение производственной и научно-технической деятельности организации. К ограничениям, которые возникают с их стороны, можно отнести цены на ресурсы, их качество и договорные условия. Чем сильнее власть поставщиков, тем скорее они попытаются повысить закупочные цены на товары или понизить свои затраты за счет снижения качества. Поставщики сильны в том случае, если существуют следующие предпосылки: концентрация в отрасли поставщиков выше, чем в отрасли потребителей, производимые поставщиками продукты очень важны для потребителей, отрасль заказчика не слишком важна для поставщика, поставщики имеют возможность прогрессивной интеграции.
Существенную роль могут оказать и наличие контактных связей. Контактные аудитории могут оказывать существенное влияние на ситуацию в отрасли, изменяя имидж отрасли, ее привлекательность для развития и капитальных вложений через СМИ, систему налогов, таможенных льгот, путем введения запретов и ограничений на продукцию и т.д.
К дальнему окружению относят факторы, которые не оказывают прямого немедленного воздействия на операции организации, но, тем не менее, сказываются на них.
К факторам дальнего окружения относятся: экономическая среда, правовая среда, политическая среда, технологическая среда, социальная среда и экологическая среда.
При анализе экономической среды выясняют темпы инфляции, уровень занятости населения, состояние экономики, систему налогообложения и степень их влияния на отрасль.
Анализ правовой среды предполагает изучение законов, определяющих деятельность в данном секторе экономики и их влияние на результат и привлекательность отрасли.
При изучении политической среды выясняют приоритетные направления развития экономики страны и региона, интересы государства и политических лидеров.
Чтобы успешно работать в длительной перспективе любая организация должна владеть информацией о научных достижениях и технологиях, применяемых в отрасли, приспосабливаться к технологическим изменениям и использовать эти изменения для получения преимуществ перед конкурентами. Все это относится к технологической среде. Главными факторами, которые приводят к необходимости изменения технологии производства товаров или услуг, являются спрос на продукт и конкуренция.
Анализ социальной среды предполагает изучение структуры населения (возраст, профессиональные группы, уровень доходов и т.д.), структуры потребностей, стиля жизни, привычек и традиций, возможных тенденций в их развитии.
Изучение экологической среды позволяет учесть климатические и географические особенности страны и региона, влияние правовых актов и населения на вопросы защиты окружающей среды.
Таким образом, каждый из вышеназванных факторов ближнего и дальнего окружения играет свою роль в настоящей и будущей деятельности организации. Внутренняя и внешняя среда организации не существуют изолированно друг от друга, и для успешной жизнедеятельности и поддержания уровня конкурентоспособности в той отрасли, в которой функционирует организация необходимо учитывать комплекс элементов, составляющие внутреннюю и внешнюю среду организации с учётом её специфики.
Список литературы
Беляев, В.А. Философия управления. Между теорией менеджмента и философией культуры / В.А.Беляев. – М.: Либроком, 2012. – 176 с.
Михненко П.А. Теория менеджмента: Учебник / П.А.Михненко. - М.: Синергия, 2012. – 304 с.
Основы менеджмента: Учебник. – Режим доступа: http://detectivebooks.ru (Дата и время обращения 11.03.2019 г. 14:46).
Серебренников, С.С. Теория менеджмента: Учебник / С.С.Серебренников, А.С.Никитин, Г.Р.Латфуллин. С.-Пб.: Питер, 2014. – 464 с.
Управление рисками. – Режим доступа: http://www.catback.ru (Дата и время обращения 11.03.2019 г. 15:34).
Уткин, Э.А. Курс менеджмента: Учебник для вузов. / Э.А.Уткин.- Режим доступа: http://www.dolit.net((Дата и время обращения 11.03.2019 г. 15:16).