Особенности оформления приказов в кадровой службе

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях ускорения социально-экономического развития возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках документирования основной деятельности любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Совершенствование документирования в кадровой службе предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов. Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования в кадровой службе.
Степень изученности темы представлена в трудах таких авторов, как: Абрамова Н., Андреева, В.И., Андропова И.Ю., Басаков, М.И., Басовская, Е.Н. Быкова, Т.А. и других.
Объектом исследования являются приказы в процессе документирования.
Предметом – процесс оформления приказов в кадровой службе.
Цель курсовой работы – проанализировать особенности оформления приказов в кадровой службе.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить виды приказов;
- рассмотреть процесс использования в кадровой службе унифицированных форм приказов;
- выделить правила подготовки приказов в кадровой службе;
- определить порядок регистрации и хранения приказов в кадровой службе.
Основные методы исследования, которые были использованы в работе:
- метод анализа;
- метод классификации и синтеза;
- метод сравнения и обобщения.
Практическая значимость работы заключается в выделении особенностей оформления приказов в кадровой службе, что может быть полезно студентам и работникам соответствующей отрасли для применения в работе.
Структура работы: курсовая работа состоит из: введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ КАДРОВОГО ПРИКАЗА1.1 Приказы. Виды приказовПриказ представляет из себя правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются по направлениям, представленными на рис.1.

Рисунок 1 – Виды приказов в работе предприятия [8, с.74 ]Приказы по кадрам представляют из это документы, которыми оформляют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и так далее. Документы можно составлять на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Главное, чтобы в бланке были все обязательные реквизиты [11, с.92].
По нормам действующего трудового законодательства и бухучета все действия, которые осуществляются с кадрами в организации, проводят на основании приказов. Документы-основания к приказам по личному составу включают в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений.
Образцы приказов по кадрам являются распорядительными документами, которые издает руководитель предприятия. В них содержатся предписания, они являются обязательными к непосредственному исполнению. В делопроизводстве предприятий принято подразделять приказы на две категории: к первой относятся приказы по личному составу; во вторую входят приказы по основной деятельности [15, с.74].
Первая категория распоряжений регулирует все правовые отношения между сторонами: работодателем и работником. Их применяют при оформлении таких кадровых процедур как прием на работу, предоставление отпусков, увольнение, применение поощрений, взысканий, проведение переводов на другую работу и так далее. Это наиболее важные документы для кадрового делопроизводства, они являются основой деятельности кадровиков в организациях всех форм собственности.
Приказы отдела кадров по основной деятельности включают обширный перечень. Опытные кадровики, отвечая на вопрос, что входит в распоряжения по основной деятельности предприятия, предпочитают применять метод исключения. Все приказы, которые не относятся к первой категории, исключая распоряжения по административно-хозяйственным вопросам, включают во вторую категорию.
Приказ по кадровому делопроизводству, входящий во вторую категорию, может быть выпущен по инициативе руководителя. Такой документ называют инициативным. Распоряжение может быть выпущено и с целью выполнения приказа, поступившего от вышестоящих органов. Такие документы помогают обеспечить оперативное управление всеми ключевыми производственными процессами. С их помощью оформляют изменение режимов работы организации, утверждают графики отпусков, штатное расписание, вносят необходимые корректировки в локальные нормативно-правовые акты, создают рабочие группы, комиссии, проводят аттестацию, обучение сотрудников и так далее [21, с.75].
Самостоятельно разработанные бланки или унифицированные формы кадровых документов по основной деятельности подразделяют на:
- структурные распоряжения, устанавливающие или видоизменяющие организационную структуру организации не только в моменты ее формирования, но и в процессе дальнейшей деятельности;
- нормативные распоряжения, которые определяют основной порядок функционирования организации, взаимодействия между категориями работников, занимающих определенные должностные позиции;
- организационные распоряжения, издание которых напрямую связано с необходимостью решения определенных задач, стоящих перед предприятием, например, это могут быть приказы о создании комиссии для расследований несчастных случаев;
- надзорные распоряжения, устанавливающие основной порядок проведения всех контрольных мероприятий внутри организации;
- отчетные распоряжения по основной деятельности, их образцами могут служить составленные отчеты по выполнению планов в конкретных подразделениях, аналитические документы, которые объясняют текущую ситуацию на рынке;
- финансовые распоряжения, они включают в себя конкретные документы планового характера, которые определяют требуемые финансовые показатели предприятия на будущие периоды деятельности;
- обеспечительные распоряжения, с их помощью определяют порядок движения материальных ресурсов, которые необходимы для функционирования всех подразделений предприятия;
- информационные распоряжения, к ним принято относить все прочие категории приказов по основной деятельности.
Первым должен подписывать готовый приказ руководитель организации. Своей подписью он подтверждает решение, делает документ законным, обязательным для исполнения. После подписи руководителя с документом знакомят всех должностных лиц, ответственных за его исполнение, с сотрудником, в отношении которого выпущено распоряжение.
Такой порядок подтверждают Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 года под №76 [4]. Важно учитывать, что при соблюдении такого порядка в организации удастся исключить возникновение конфликтных ситуаций, своевременно донести до всех лиц соответствующую информацию.
В каждой компании должен быть специальный журнал регистрации приказов по личному составу.
Есть три способа указывать информацию о работнике, который отвечает за ведение и хранение журнала кадровых приказов:
- разместить данные на титульном листе журнала или на его обороте указать данные об ответственном лице в самом конце журнала;
- на последней странице, расположить данные внизу каждой страницы документа.
Самостоятельно разработанные или унифицированные формы приказов по кадрам должны содержать определенные реквизиты и сведения. Без них документ не будет обладать подлинной юридической силой, не сможет служить достаточным основанием для совершения соответствующих операций, быть пригодным для учета и исполнения. Это обстоятельство предстоит учитывать кадровику при подготовке кадровых документов, в которые нужно включать, составляющие представленные в табл.1.

Таблица 1 – Реквизиты и сведения, которые должны быть представлены в приказах на предприятии [24, с.81]
№ п/п Составляющая Описание
1 Государственный герб РФ (или герб субъекта РФ, герб (или геральдический знак) муниципального образования). Такие знаки должны быть изображены на приказах органов власти и государственного управления, а также организаций, находящихся в их подчинении. Эмблему, ее отражают на всех бланках, если это закреплено действующим уставом или положением об организации.
2 Наименование организации, являющейся автора документа. Указывают не только полное наименование, но и сокращенное при его наличии.
Отдельно отметим, что кадровые документы, в том числе приказы, организации госсектора могут составлять как на унифицированных бланках, так и на разработанных в организации самостоятельно, если формы не утверждены: приказом Минфина России от 30 марта 2015 года под №52н; нормативно-правовыми актами других федеральных органов исполнительной власти; другими федеральными органами исполнительной власти [].
Образцы приказов по кадрам составляют на бланках унифицированной или свободной формы, разработанной и утвержденной в организации. В документ обязательно включают следующие реквизиты:
- дату;
- регистрационный номер документа;
- заголовок в виде надписи «Приказ» или «Распоряжение»;
- основную часть;
- содержательную часть.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что приказы по кадрам являются распорядительными документами, которые издает руководитель предприятия. В них содержатся предписания, которые являются обязательными к непосредственному исполнению. Приказы отдела кадров по основной деятельности включают обширный перечень. Опытные кадровики, отвечая на вопрос, что входит в распоряжения по основной деятельности предприятия, предпочитают применять метод исключения. Все приказы, которые не относятся к первой категории, исключая распоряжения по административно-хозяйственным вопросам, включают во вторую категорию.
1.2 Использование в кадровой службе унифицированных форм приказовУнифицированные формы кадровых документов в 2019-2020 годах продолжают повсеместно использоваться компаниями, хотя уже не имеют статуса обязательных. Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.
Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.
Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например, прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.
В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм – кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 []. Все кадровые службы ими и руководствовались.
Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 01.01.2013) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования [2].
Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам, решать руководителю.
Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.
Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено. Утвердить выбранные формы можно двумя способами (см. рис.2).

Рисунок 2 – Утверждение выбранной формы документации [14, с.75]
Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.
Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей, но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной, а на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета [12, с.71].
Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.
Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.
В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ) [2]:
наименование формы;
дата, когда документ составляется;
наименование организации, использующей форму;
содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
величина измерения факта хозяйственной жизни;
указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
место для подписи уполномоченного лица.
Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.
Отдельно выделим, что индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции.
При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то, возможно, предприниматель посчитает нужным оформить командировочное удостоверение и служебное задание. Эти формы с 2015 года необязательны, но и не запрещены. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти двумя путями [18, с.93]:
- видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
- создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).
Унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.
Итак, в первой главе курсовой работы было рассмотрено понятие кадрового приказа; выделены их основные виды и использование в кадровой службе унифицированных форм приказов.

ГЛАВА 2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ2.1 Правила подготовки приказов в кадровой службеПриказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.
Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет [20, с.79]:
- о приеме на работу (заключение трудового договора);
- о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия работника, т.е. изменение трудового договора);
- об увольнении (прекращение трудового договора);
- об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
- о направлении в командировку (длительную зарубежную);
- о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.
Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:
- о предоставлении отпуска;
- о направлении в командировку (краткосрочную);
- о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
- о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.
Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты. Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.
Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).
Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии [2]. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились. 
Для удобства в отделе кадров (в отделе персонала) предприятия может быть рекомендовано завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.
Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений. Даже если в работе используются унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании (см. пример в приложении 1).
В настоящее время встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны. В данном случае алгоритм действий будет следующем: 
1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение о защите персональных данных;
- Положение о заработной плате и премировании.
Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами. 
Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор.
4. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания. Он очень короткий по содержанию. Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. По мере необходимости утверждается Приложение к Приказу – Штатное расписание (рис.3).

Рисунок 3 – Пример оформления Приказа по штатному расписанию [20, с.81]
4. Приказ об утверждении графика отпусков. Приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года. Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.
5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек. Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе. Пример оформления этого приказа представлен в прил.2.
6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников. Этот приказ необходим в компании, так как, согласно законодательству РФ, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников см. пример оформления в прил. 3.
8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета. Согласно закону РФ, необходимо вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что согласно законодательству РФ, все приказы должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Необходимо соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа.
2.2 Порядок регистрации и хранения приказов в кадровой службеСогласно официальному определению Регистрация документов представляет из себя запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления []. В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.е. ведения справочной работы по документам.
Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства (см. рис.4).

Рисунок 4 – Задачи, решаемые при регистрации документов [12, с.74]
Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи. По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько - об отпусках и др.
Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.
В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.
Правило первое: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться:
- все виды приказов по личному составу;
- уведомления работников (особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора);
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- личные дела работников;
- трудовые книжки работников;
- выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
- протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность;
- командировочные удостоверения.
Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т. д.).
В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т. е. в справочных целях. Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать. Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы [14, с.78].
Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, «узаконить» приказом руководителя организации. В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой «лично».
Правило второе: основным принципом регистрации является однократность - один документ в пределах одной организации регистрируется один раз. Вторичная (повторная) регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения (т. е. содержать сведения о деле, в которое документ подшивается после исполнения). Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов. В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы.
Правило третье: документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, наиболее сложный вопрос организации регистрации. Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов. Однако это не так. Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях - 5 лет. Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа. Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно - об увольнении, отдельно - об отпуске и т. д. [13, с.58]
Правило четвертое: входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату. Что подтверждает соблюдение этого правила? Дата на документе – она проставляется от руки, вместе с номером (индексом), после того как документ подписан.
Правило пятое: документы регистрируют в пределах календарного года. Нумерация ведется в пределах календарного года. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.
Индексация документов – это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов [15, с.96].
Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним. В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС (145/ЛС), 145 - порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение кадровых приказов.
Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности. Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса «ЛС» для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом «К» - кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.
Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу «К» разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: «Кр» - кадровые приказы рабочих; «Ксл» - служащих; «Ксп» - специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов - три дела, в которые эти приказы подшивают.
Вполне возможна система индекса