Доклад на тему: "Разработка системы информационного обеспечения в организации (на примере процессов управления документооборотом в Администрации г.п. Ростов)"

 Актуальность темы работы определяется тем, что в современном мире информация и документы приобретают все большее значение, становясь важнейшим видом ресурсов хозяйственной деятельности, наряду с материальными, трудовыми, производственными, финансовыми и другими ресурсами. Важнейшим условием достижения устойчивости развития хозяйственной деятельности является соответствующее документационное обеспечение процесса принятия управленческих решений, а также последующего сопровождения их реализации. Документационное обеспечение управления подразумевает предоставление управл яющему субъекту информации об управляемом объекте. Информация необходима для реализации функций управления организацией. Искажение, недостаточность и несвоевременность предоставления информации приводит к снижению эффективности управления, к увеличению рисков в деятельности организаций, к ухудшению экономических и финансовых показателей. Чем точнее и достовернее, полнее и полезнее будет эта информация, тем более эффективным будет управление.Налаженная система информационного обеспечения позволяет наиболее полно и достоверно охарактеризовать внешнюю и внутреннюю среду организации, их изменение, принять оптимальное для каждой конкретной ситуации управленческое решение. Все это устраняет состояние неопределенности, снижает риски в деятельности организаций, обеспечивает их более устойчивое развитие.(слайд 2)В связи с этим, целью моего исследования явилась разработка путей совершенствования документационного обеспечения управления в рамках системы управления информационными потоками в Администрации г.п. Ростов Ярославской области. В ходе исследования были решены задачи, которые приведены на слайде.(слайд 3)Объект исследования – система документационного обеспечения управления в Администрации г.п. Ростов.Предмет исследования – усовершенствование процессов информационною обеспечения управления. .(слайд 4) Проведенное исследование позволило сформулировать следующие выводы.Администрация г.п. Ростов – исполнительно-распорядительный орган г.п. Ростов.Является муниципальным казенным учреждением, созданным для осуществления управленческих функций.Администрация г.п. Ростов формируется Главой городского поселения на основании структуры, утверждённой Муниципальным Советом г.п. Ростов: всего в структуре Администрации представлена 22 должности (глава городского поселения Ростов, заместители главы, начальники управлений и отделов, специалисты). Организационная структура данной администрации является линейно-функциональной и представляет собой иерархичность управления, четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов (слайд 5).Данный тип организационной структуры представляет собой комбинацию линейных и функциональных структур. Основные процессы реализуются в линейной структуре, вспомогательные процессы – в функциональной структуре.В администрации городского поселения Ростов можно выделить 4 уровня управления:1 уровень – глава администрации;2 уровень – заместители главы;3 уровень – начальники отделов и управлений;4 уровень –заместители начальников управлений. (слайд 5)В Администрации городского поселения Ростов организацию и ведение общего делопроизводства осуществляет секретарь Управления делами Администрации.Во всех структурных подразделениях Администрации городского поселения Ростов также ведется работа с документами. Для этого в каждом структурном подразделении имеется выделенный сотрудник: в Управлении бухгалтерского учета – консультант, в Управлении финансов и экономики – заместитель начальника, в Правовом управлении – заместитель начальника, в Управлении ЖКХ – консультант, в отделе по управлению муниципальным имуществом – ведущий специалист, в отделе муниципального контроля – начальник.Документационное взаимодействие структурных подразделений Администрации осуществляется преимущественно через секретаря, так как он централизованно регистрирует документы.(слайд 6) Диагностический анализ системы информационного обеспечения между структурными подразделениями Администрации позволил выявить системные нарушения и проблемы, а именно: 1.При анализе документов удалось выявить некоторые ошибки, а именно реквизиты дата и место составления расположены не по ГОСТу.2. Журнальная форма регистрации документов предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.3. Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое неизбежна повторная регистрация, т.к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.4. При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т.к. при журнальной форме регистрацией занимается только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.5. Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, часто нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.6. Накапливается множество документов (причина – дублирование документов, например – распечатка и копирование электронных писем, особенно если исполнение электронного документа входит в компетенцию нескольких подразделений Администрации); 7.Необходимые документы сложно найти, на их поиск тратится много рабочего времени (причина – журнальная регистрация, повторная регистрация в структурных подразделениях при адресовании им функций исполнения); 8.Длительное согласование, утверждение документов (причина – контроль исполнения осуществляет один специалист – секретарь, не всегда успевает; а уполномоченные должностные лица могут отсутствовать на рабочем месте по разным причинам); 9. возникают задержки прохождения и исполнения документов (причина – контроль исполнения осуществляет один специалист – секретарь, не всегда успевает; а исполнители могут отсутствовать на рабочем месте по разным причинам; кроме того, в Администрации нет регламента, устанавливающего однозначное распределение ответственности за определенные виды документов); 10. лишние маршруты движения документов.11. Методом опроса и включенного наблюдения выявлены случаи задержки исполнения документов и принятия решения специалистами, которые по каким-либо причинам задерживают исполнение (ненадлежащий контроль исполнения, нахождение в отпуске, на больничном и др.). 12. Еще одна проблема в Администрации – это организация оперативного хранения документов: специализированного помещения для этого нет, документы хранятся в небольшом помещении, которое не соответствует требованиям по обеспечению их сохранности, согласно Правилам от 2015 года. (слайд 7)Отметим, что электронный документооборот между структурными подразделениями Администрации практически не осуществляется, так как СЭД установлена только у секретаря и нет возможности наплавлять электронные письма по локальной сети другим структурным подразделениям. Пересылка срочных писем осуществляется по электронной почте сети Интернет, а не из СЭД. В целях определения времени затрат на отдельные операции жизненного цикла документов были сделаны замеры времени на прием и регистрацию входящего электронного письма.Замеры показали, что затраты времени на работу с электронными документами невысокие. В день в среднем приходит от 20 до 50 писем. На их регистрацию секретарь тратит от 15 до 40 минут. На отправку уходит больше времени, если документ многостраничный, так как его еще нужно отсканировать, либо набрать текст. (слайд 8)Для определения степени загруженности секретаря мы использовали данные о документообороте за 2019 год. В 2019 году в среднем было 247 рабочих дней (при 5-дневной рабочей неделе, 8 часовом рабочем дне).Вычислено, что на секретаря приходится в среднем 56 документов за один рабочий день. Это достаточно большой показатель, учитывая, что каждый документ подлежит обработке и регистрации. Часть должна быть поставлена на контроль, либо отправлена адресатам.Все вышесказанное позволяет говорить о необходимости оптимизации системы информационного обеспечения управления информационными потоками. (слайд 9) В связи с этим предлагается провести комплекс мер организационного, программно-технического и оргпроектного характера.Среди организационных мер по оптимизации системы информационного обеспечения управления информационными потоками следует назвать разработку нормативных правовых актов и методических документов, которые бы устанавливали требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по Администрации, так в структурных подразделениях или по отдельным видам документов. В связи с этим предлагается разработать следующие документы:Положение о делопроизводстве и документообороте;Инструкция о рассмотрении обращений граждан; Табель форм документов;Также предлагаются следующие организационные меры: рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками Управления делами; организация работы с документами в структурных подразделениях Администрации. Для обеспечения оперативного прохождения документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, необходимо исключить повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные необходимостью. Решить эту проблему предлагается путем проведения оргпроектной работы, в ходе которой будут выработаны наиболее оптимальные маршруты движения документов. По результатам оргпроектной работы предлагается разработать табель форм документов; схемы перемещения документов. (слайд 10) Предлагаемый проект оптимизации системы информационного обеспечения управления внешними информационными потоками приведен слайде.В предложенной схеме предлагается разгрузить Управление делами и поступающую информацию, относящуюся к компетенции иных структурных подразделений, направлять напрямую туда, без регистрации в Управлении делами. В структурных подразделениях организовать регистрацию, контроль исполнения и хранение документов, относящихся к их компетенции.(слайд 11)Положение о делопроизводстве и документообороте Администрации городского поселения Ростов не разработано, работа с документами организована на основе типовой инструкция по делопроизводству. Методом включенного наблюдения выявлено значительное число несоответствий в подготовке документов и их оформлении и движении. С этой целью предлагается разработать «Положение о делопроизводстве и документообороте Администрации городского поселения Ростов».Положение о делопроизводстве и документообороте содержит конкретные требования и правила, взаимосвязанные с выполняемым функционалом и реальными условиями работы службы делопроизводства Администрации. В Положении описаны только те процессы, которые соответствуют минимальному набору функций, выполняемых службой. Структура и содержание Положения о делопроизводстве и документообороте приведена на слайде. (слайд 12)Нерациональный документооборот в исследуемой организации может существенно сказаться на финансовых результатах деятельности, что вызывает необходимость повышения эффективности управления документами за счет перехода на безбумажные технологии. Это позволит сэкономить временные и финансовые ресурсы всех участников документального процесса, будет способствовать повышению прозрачности и управляемости всей деятельности. В Администрации уже установлена ECM Directum, но только на рабочем месте секретаря Управления делами. Предлагается установить систему во все структурные подразделения.СЭД требуется установить на следующих рабочих местах (см.слайд):Правами администратора системы будет обладать начальник Управления делами. Он отвечает за работоспособность СЭД, обучение и консультирование сотрудников по работе в системе, управляет правами доступа.(слайд 13)С учетом структуры Администрации, целей и задач ее деятельности, целей и задач автоматизации, предлагаем подключить следующие модули СЭД:1.Модуль «Управление электронными документами».2.Модуль «Управление деловыми процессами». 3.Модуль «Канцелярия».4.Модуль «Обращения граждан и организаций».5.Модуль «Управление совещаниями и заседаниями».6.Модуль «Управление показателями эффективности».7. Модуль «Интеграция с системами обмена документами»Хотя полностью перевести документооборот в автоматизированную форму невозможно, так как есть документы, которые обязательно должны быть в бумажной форме (протоколы заседаний комиссий, акты и др.), система электронного документооборота позволит автоматизировать такие основные процессы, как:‒ планирование;‒управление документами;‒ адресная рассылка документов с подтверждением о получении;‒ уведомление абонентов о рассылаемых документах посредством электронной почты;‒ создание отчетов о рассылаемых документах;‒ контроль исполнения поручений;‒ ведение архива документов;‒ поиск необходимых документов в архиве и другие процессы.(слайд 14)Эффект от внедрения системы складывается из таких составляющих:− за счет использования электронных документов внутри организации значительно сокращается объем бумажного документопотока и снижаются затраты на копирование документов;− сокращение объема бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов;− сокращенный срок согласования документов и оперативное доведение документов до исполнителей (за счет электронных копий) повышает оперативность принятия решений;− четкий контроль за исполнением и движением документов (модуль «Управление деловыми процессами») позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов .(слайд 15)Процесс внедрения СЭД предлагается осуществлять поэтапно (приведены на слайде). В качестве показателей эффективности внедрения СЭД можно рассматривать: затраты на СЭД, обучение персонала, степень автоматизации делопроизводственных процессов, экономичность ресурсов при выполнении процессов создания, обработки, поиска и хранения документов. Таким образом, оптимизация системы информационного обеспечения управления информационными потоками, внедрение и использование регламентирующих документов по делопроизводству и внедрение СЭД во всех подразделениях Администрации будут способствовать сокращению непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, ускорению информационных потоков, повысят эффективность управления, улучшат исполнительскую дисциплину, создадут единое информационное пространство за счет автоматизации традиционных функций работы с документами. (слайд 16)Спасибо за внимание!