Оценка современного состояния документационного обеспечения управления.

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………………….3
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОЦЕНКИ ДОКУМЕТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ………………………………………………….5
1.1 Система документационного обеспечения в организации: понятие, структура, принципы…………………………………………………….......................5
1.2 Оценка ДОУ, как важная составляющая управленческого процесса: значение, методы исследования…………………………………………………………9
ГЛАВА 2. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ПРИМЕРЕ (КЦСОН)………………………14
2.1. Анализ состояния системы документационного обеспечения в КЦСОН…………………………………………………………………………………..14
2.2. Разработка рекомендаций по внедрению системы оценки документационного обеспечения, усовершенствованию системы в целом. ………19
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………………..22
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ………………………………………25
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………………27
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день любая управленческая деятельность будь то планирование, работа с кадрами, бухгалтерский учет, финансирование и прочее не представляется без оформления разнообразных документов. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации, содержащейся в данном носителе, зависят своевременность и правильность принятого решения. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами, правильность и точность их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников что повышает, в свою очередь эффективность деятельности любого учреждения. Актуальность данной темы обусловленной ежегодным ростом роли документационного обеспечения в управленческой деятельности, также ее практической значимостью.
На сегодняшний день уже в российских библиотеках собран довольно большой ассортимент учебных и методических пособий и статей по документационному обеспечению ( труды Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Миндалевы B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н) Проблемы совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом предприятий были описаны в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Л.А. Досковой, Ю.М. Демина ,Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др. Большое значение имеют работы К.Г. Митяева, который первый применил термин «документоведение» и принес большой практический и теоретический вклад в развитие документоведения как важной научной дисциплины.
Целью моей курсовой работы является анализ системы оценки сложившегося документационного обеспечения в организации, ее роль для предприятия.
Исходя из поставленной цели были определены следующие задачи:
1. Изучить теоретические основы документационного обеспечения управления: его понятие, структуру, принципы.
2. Рассмотреть методы сбора и анализа данных для проведения оценки сформировавшейся системы документационного обеспечения.
3. Выявить значение проведения оценки документационного обеспечения.
4. Провести оценку состояния документационного обеспечения в организации «КЦСОН»
5. Дать рекомендации по усовершенствованию системы оценки документационного обеспечения и усовершенствованию системы в целом.
Объектом изучения выступает система документационного обеспечения управления в организации.
Предметом - система оценки современного документационного обеспечения в организации.
В исследовании использовались такие методы как:
- теоретические: анализ научной литературы (книг, статей из научных журналов)
- эмпирические (наблюдение, изучение документов организации, метод анализа и сравнения)
Практическая значимость данной темы заключается в ее пользе для предприятий, которые следят за совершенствованием системы документационного обеспечения, с целью обеспечить качественную, бесперебойную работу всего предприятия.
Данная работа состоит из введения, теоретической части, в которой раскрывается сущность, и роль документационного обеспечения, роль проведения периодической оценки состояния документационного обеспечения.
Вторая глава - практически ориентированная. Проводился анализ и оценка системы документационного обеспечения на предприятии «КЦСОН». Были выявлены проблемы и даны рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения.
В заключении приведены выводы проведенной работы.
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОЦЕНКИ ДОКУМЕТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Система документационного обеспечения в организации: понятие, структура, принципы
Любая управленческая деятельность, абсолютно любого предприятия, будь то мелкое ИП или крупный холдинг состоит из множества этапов и задач: планирование, финансирование, кадровые работы, осуществление контроля и т.д. Все это связанно с огромным количеством информации, в голове которую не удержишь и быстро не распространишь. На помощь пришел носитель информации – документ. «Документ — результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов». Эффективность деятельности любого учреждения в большой степени зависит от рациональной организации работы с документами в ней — правильности и точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения. Поэтому управление документацией должно стоять на первом месте в любой организации.
На сегодняшний день в практике используются такие термины, относящиеся к управлению документами, как:
«– делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;
– документационное обеспечение (управления), ДОУ: деятельность,
целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
– управление документами: деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации»
Данные термины считаются синонимами, и не имеют четких признаков отличая, однако сегодня ученые пытаются подробно их рассмотреть и отделить друг от друга.
В России используются все три, но более распространенный – документационное обеспечение.
ДОУ - «упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий»
Основными задачами документационного обеспечения управления, согласно его предназначению и целям, являются:
-документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;
-предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;
-организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.
Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управления, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно:
-разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;
-рассылка документов в организации и их учет;
-доведение документов до органов управления и должностных лиц;
-продвижение документов по инстанциям и исполнителям;
-контроль исполнения документов;
-хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.
Таким образом система ДОУ охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до их передачи на государственное хранение или уничтожения, что в более общем виде выглядит как:
-Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
-Организация работы с документами в процессе осуществления управления (документооборот) (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
-Систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда).
Необходимо отметить что любое из этапов ДОУ должно базироваться на определенных общих принципах:
-оперативность и своевременность
- адекватность, и достоверность
-рациональность
- принцип стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.
Перечисленные принципы далеко не все и кроме них выделяют и другие, специальные принципы, например, построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие. Все данные принципы позволяют выделить правила и алгоритмы осуществления ДОУ на любом предприятии.
Из выше перечисленных выполняемых задач и функций, можно определить структуру ДОУ, в которую входят два основных направления: непосредственно документирование и управление делопроизводственной деятельностью. Причем необходимо управлять не только документооборотом, но и персоналом, ответственным за работу с ними. Более понятно структуру ДОУ можно представить в виде схемы, показанной на рисунке 1.

Рисунок 1- Структура ДОУ
ДОУ на предприятии возлагается обычно на самостоятельную службу, которая подчиняется руководству организации (служба ДОУ, отдел делопроизводства, служба управления делами, канцелярия). Однако на небольших предприятиях данную работу могут выполнять и секретари, и «кадровики» или отдельно нанятые специалисты для ведения делопроизводства (делопроизводитель)
«Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
положением о службе ДОУ;
инструкцией по делопроизводству;
должностными инструкциями работников ДОУ.»
Таким образом, можно сделать вывод что документационное обеспечение является одним из важнейших «болтов» в управленческом механизме любого предприятия независимо от размеров, сферы деятельности. Эффективность деятельности любого учреждения в большой степени зависит от рациональной организации работы с документами в ней — правильности и точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения. Поэтому управление документацией должно стоять на первом месте в любой организации.
1.2 Оценка ДОУ, как важная составляющая управленческого процесса: значение, методы исследования.
Устранение «недочетов», усовершенствование ДОУ, разработка новой системы, является главной целью проведения оценки текущего состояния работы с документами. Для этого проводится обследование документной деятельности организации.
Оценка современного состояния документационного обеспечения управления начинается со следующих мероприятий:
-Проведение пред проектного обследования, т. е. сбор исходных данных для проектирования;
-Анализ существующей системы делопроизводства на основе материалов обследования;
- Составление технического задания на проектирование;
Проведение каждого этапа требует применения определенных, присущих данному этапу методов. Проводится обследование документной деятельности организации. От качества проведения этого обследования во многом зависит эффективность реализации организационного проекта в целом. Цель обследования – выявление необходимой степени реорганизации документационного обеспечения на основе детального анализа текущей ситуации. Поскольку документная деятельность пронизывает всю управленческую деятельность (каждая управленческая функция, каждая управленческая ситуация реализуется документационное), объем этого обследования может быть весьма значителен. Обследованию, как правило, подлежат:
- Функции, задачи и структура организации;
- Структура делопроизводственной службы и секретариата, их задачи, функции и штаты;
-Локальные организационно-правовые и нормативно-методические документы, регламентирующие различные аспекты документационного обеспечения;
- Состав, оформление и содержание документов организации;
- Сложившаяся система создания, обработки и движения документов;
- Состав и структура документопотоков;
-Система учета, регистрации и поиска документов;
- Организация текущего и долговременного хранения документов
При проведении обследования состояния документационного обеспечения деятельности организации используются различные методы:
1.изучение документов, один из основных методов обследования, который обязательно используется наряду с прочими методами. Изучению подвергаются законодательные и подзаконные акты, учредительные, локальные организационно-правовые, нормативно-методические, распорядительные документы, регламентирующие деятельность предприятия. Кроме того, изучается документация регулирующая документационное обеспечение. (положение об отделе, инструкция и т. п).
По результатам изучения документации можно выявить несоответствие ее оформления Гостам и законодательству РФ, отсутствие необходимой документации. что будет свидетельствовать о слабой проработанной (а значит неэффективной) системе ДОУ.
2. Метод наблюдения. В литературе данный метод имеет несколько видов: методы личных наблюдений, методы привлечения требуемых данных от сотрудников и расчетные методы
Фотография рабочего дня (ФРД) – «это разновидность непосредственного наблюдения, но в силу своей специфики этот способ в литературе часто выделяется как самостоятельный метод»
Еще один вид наблюдения – хронометраж применяется обычно для определения или уточнения затрат времени на технические типовые операции для установления норм выработки.
3. Интервьюирование (опрос)- метод, позволяющий узнать мнение сотрудников об организации труда, его условиях.
4.Анкетирование – метод сбора необходимых сведений путем обработки анкет, заполняемых сотрудниками. Фактически анкетирование является методом заочного опроса.
5. Метод технологических цепочек используется для изучения порядка движения и технологии обработки типичных видов документов организации. Данный метод позволит отразить последовательность работы с документом «Технологическая цепочка показывает: состав и очередность операций; вид обработки документа; состав исполнителей и распределение работы между ними; длительность каждой операции и паузы между ними; длительность маршрутов прохождения документов; выявляет особенности работы с документами в структурных подразделениях и на отдельных рабочих местах»
Выбор методов обследования зависит от различных факторов: размера организации, направления ее деятельности и организационно-правовой формы, объема документооборота и численности персонала, масштаба планируемых преобразований и ряда других. При обследовании в конкретной организации используется не один, а несколько методов. Примечательно, что большинство методов, применяемых при обследовании, были предложены еще в 1920-е гг. и получили дальнейшее развитие, уточнение, детализацию в настоящее время.
После сбора данных о сформировавшейся на данный момент системы ДОУ, наступает этап анализа полученной информации.
Ученые в своих трудах выделили несколько методов, которые позволят грамотно и наиболее полно и корректно провести анализ:
«Систематизация данных - приведение сведений в определенный порядок путем классификации (группировки) собранных данных. Классификация – распределение данных, полученных при сборе, по родственным группам. Например, документов – по корреспондентам или видам, срокам хранения; работников – по категориям; средства оргтехники – по технологии обработки документов, данных ФРД, хронометража, анкет – по видам операций и т.д. Основания классификации могут быть самые различные в зависимости от поставленных задач.»
«Метод сравнения – сопоставление данных с целью выявления черт сходства или различия. Например, сравнение существующей системы делопроизводственного обслуживания с желаемой, существующего, а документирования с требованиями законодательных и нормативно-методических документов. Результаты сравнения являются важнейшей предпосылкой для обобщений и выводов»
Таблица- как один из удобных методов, благодаря своей наглядности. Как вариант, можно оформить сложившеюся структуру ДОУ, удобным будет так же в форе таблиц показать движение и численность документации (поступающие, исходящие. Регистрируемые, не нуждающиеся в регистрации). Табличным способом удобно отразить степень загрузки работников ДОУ.
По мимо табличного оформления, удобным оказывается и метод графического изображения. К таким изображения относятся схемы, графики, диаграммы.
Анализ результатов обследования позволяет выявить недостатки, сделать выводы о состоянии существующей в организации системы документационного обеспечения и о необходимой степени ее реорганизации и совершенствования.
Исходя из выше перечисленного можно сделать вывод, что проведение такой процедуры как оценка состояния ДОУ, является одной из важнейших в организации деятельности службы ДОУ. Благодаря проведению периодической проверки можно выявить проблемы касающиеся состояния и наличие документов, (их соответствие законодательству и ГОСТам), проанализировать (с целью дальнейшей оптимизации) какой путь преодолевает документ, сколько времени занимает работа с тем или иным документов, какая нагрузка возлагается на сотрудников делопроизводства и т.д. Вовремя выявленные проблемы и правильно скорректированы, не дадут побочных эффектов в виде негативных последствий( штрафов, неисполнение поручение , и т. п )
ВЫВОД. Анализируя данную главу, делаем вывод о том, что система Доу является одной из важнейших систем в управленческом механизме, которая «пронизывает» все этапы деятельности предприятия. От того на сколько она эффективно налажена зависит и эффективность всей деятельности. Любая организация в своем развитии не стоит на месте и постоянно требует совершенствования. Так и система Доу требует периодической оценки с целью ее дальнейшей корректировки и совершенствования, дабы идти в «ногу с реалиями» деятельности организации.

ГЛАВА 2. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ПРИМЕРЕ (КЦСОН)
2.1. Анализ состояния системы документационного обеспечения в КЦСОН
ГАУ «КЦСОН» входит в государственную систему социальных служб Свердловской области и предназначено для оказания семьям и гражданам, в том числе гражданам пожилого возраста и инвалидам, попавшим в трудную жизненную ситуацию, помощи в реализации законных прав и интересов, содействия в улучшении их социального и материального положения, а также психологического статуса.
«Центр» находится по адресу Свердловская область г. Краснотурьинск. Карпинского 19а. На базе «Центра» функционирует 9 (профессиональных) отделений и 3 административных (бухгалтерия, отдел кадров, секретариат): общая численность 162 человека.
Управление Центром осуществляется в соответствии с действующим законодательством и Уставом, и строится на принципах единоначалия.
Структурные подразделения Центра возглавляют заведующие, назначаемые директором Центра.
Высшим должностным лицом, отвечающим за деятельность Центра, является директор, назначаемый на должность Министерством социальной защиты населения Свердловской области.
Директор осуществляет свою деятельность и текущее руководство на основании и, в соответствии с условиями договора, заключаемого с Министерством социальной защиты населения Свердловской области.
Заместитель директора -Осуществляет организацию работ по технике безопасности, охране труда, пожарной безопасности. В ее компетенции – проводить инструктажи по ТБ, ПБ.
Во всех отделениях Центра во главе поставлены заведующие (заместители директора), имеющие своих подчиненных.
Непосредственно директору подчиняются бухгалтерская служба, правовой отдел, и кадровая служба.
Отдела делопроизводства в данной Центре нет, поэтому специалист по кадрам ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, контролирует сроки выполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.
В целях совершенствования работы с документами и для четкой и оперативной организации всей деятельности в КЦСОН разработана инструкция по делопроизводству. Инструкция устанавливает технологию работы с документами и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения документов внутри организации.
На предприятии делопроизводство осуществляется в виде распорядительных и информационно-справочных документов.
К основным организационным документам относятся:
- устав учреждения;
-штатное расписание работников учреждения;
-правила внутреннего трудового распорядка работников учреждения;
-коллективный договор работников учреждения;
- положение об оплате и стимулированию труда работников учреждения;
-должностные инструкции работников;
-трудовой договор работников.
К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, которые отражают конкретные ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д. к таким документам относятся приказы по личному составу, личные карточки, личные дела работников, трудовой договор, трудовые книжки и копия паспорта, копия снилса, копия ИНН, др.
К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний аттестационной комиссии, заявления, графики ежегодных отпусков и другие документы, справочные данные по вопросам работы с кадрами.
Все виды организационно- распорядительных документов печатаются на бланках установленного образца: бланк приказа, общий бланк.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При формировании дел в папку «дело» помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. В одну папку помещаются документы, касающиеся одного вопроса (темы). В дело группируются документы одного календарного года (кроме переходящих дел). Раздельно группируются в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. Все дела до сдачи в архив находятся на предприятии. При выдаче подразделениям (или сторонним организациям (при разрешении директора) создается специальная карта – заменитель дела.
Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в архив учреждения и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.
Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
Анализируя данную систему документационного обеспечения, (применяя методы сбора и оценки информации: наблюдение, изучение документов) и кадрового документооборота в частности, я заметила, что он ведется с использованием простейших технологий (компьютерной программы word и exec и использование принтера). Наблюдается некий «хаос» в работе с входящей, исходящей и внутренней документацией. Сотрудник просто не успевает вести кадровую документацию, параллельно оформлять должным образом исходящие и входящие документы. Усложняет ситуацию отсутствие разработанного положения о электронном документообороте, при том что подразделения организации находятся на разных адресах. В следствии чего, передача важной информации ( происходит длительнее) ,затруднен эффективный контроль выполнения документов ,не организована доставка документов ( т.е. либо сам руководитель при посещении подразделения запрашивает нужный документ , или ему дают на подпись, либо доставка между подразделениями может осуществляться работниками , из за их специфики работы- свободного графика и передвижения ), отсюда - не организована сохранность документов, что также способствует необходимости введения автоматизированной системы, которая позволит организовать работу с документами на участках. Кроме того, из - за дополнительной нагрузки в виде управления всей документацией предприятия, кадровая служба не успевает вовремя наводить порядок в кадровой документации. Так изучив СПРАВКУ «О результатах проверки кадрового делопроизводства» в данном Центре, было замечено что допущены ошибки в оформлении трудовых книжек (отсутствие последних записей (согласно приказам), личные дела работников хранятся хоть и в сейфе, но не систематизированы и находятся в хаотичном порядке, что может увеличивать время работы с оформлением документов в последствии.
Кроме того, сотрудник кадровой службы допускает ошибки и в других документах (не требующих унификации) в следствии чего, например, при согласовании документа с директором и выявлении ошибок, приходится направлять документ (в ручную) назад и переделывать.
Управление учреждением социальной защиты требует создания многих видов документов. Так, коллегиальная деятельность по управлению учреждением фиксируется в протоколах; единоличная распорядительная деятельность – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу; работа комиссий – в актах; административно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах и т.д. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как они являются основными носителями информации, на базе которой принимаются решения. Развитие любого социального учреждения требует документального оформления его деятельности в соответствии с организационно-правовыми нормами и действующим законодательством. Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации – своевременность принятия решения.
Вывод. Благодаря собранной информации (через наблюдение, изучение документации), проведению анализа (через сравнение существующей системы с желаемой(требуемой),) можно сделать вывод о том, что в данном учреждении существуют проблемы, касающиеся документационного обеспечения, не позволяющие вести рациональную деятельность:
Большой объем документооборота приводит в медленной и не всегда качественной работе кадровой службы, а в следствии и всего Центра.
Отсутствие электронного документооборота при наличии подразделений, находящихся на разных адресах города, существенно снижает скорость, а также качества принятия решений.
Действующая инструкция по делопроизводству не может в полной мере удовлетворить качественную организацию и ведение системы документационного обеспечения, с целью совершенствования деятельности всей организации.
В организации не проводится периодическая оценка состояния системы документационного обеспечения.
2.2. Разработка рекомендаций по внедрению системы оценки документационного обеспечения, усовершенствованию системы в целом.
Система оценки документационного обеспечения должна проводится периодически, с целью вовремя выявленных недостатков, ухудшающих деятельность организации.
В систему оценки рекомендую включить такие методы как:
Наблюдение- позволит получить данные о равномерности, загрузки работника по делопроизводству и характере выполняемой им работы (сколько времени тратится на то или иное действие с документом)
Анкетирование / интервью- по специально разработанным вопросам (Приложение 1) - позволит выявить отношение работника к условиям организации его деятельности. Кроме того, данный метод отлично подойдет для дополнения(проверки) данных полученных другим путем.
Проведение изучения документации:
Провести классификационное разделение документации (распорядительные, нормативные, локальные, комплекс документов по организации документационного обеспечения)
Изучить данные документы на предмет соответствия (оформления, содержания) законодательству, ГОСТам, регламентам)
Классифицировать документацию по срокам хранения. Повести проверку документации на предмет выявления соответствия срокам хранения.
Провести проверку регистрационной деятельности (журналов регистрации входящей, исходящей документации)
Провести проверку содержания номенклатуры дел.
Проведение оценки системы ДОУ возложить на руководителя организации.
Данные методы сбора информации для дальнейшей оценки состояния ДОУ позволят вовремя выявить проблемы в системе и корректируя их наладить деятельность организации в целом.
Кроме того, на данный момент в целях совершенствования документационного обеспечения управления для устранения выявленных проблем, в КЦСОН предлагаю ввести ряд изменений и дополнений в организацию делопроизводства.
Во- первых в связи с большим объемом информации и документационного оборота на предприятии предлагаю сформировать отдел, канцелярии, функцией которого будет – управление документационного обеспечения. Это приведет к оперативности в работе с документами; снижению нагрузки на кадровую службу, улучшится качество подготовки, обработки документов. Приведет к более четкому пониманию своих обязанностей сотрудников (работника канцелярии, кадрового служащего)
Необходимо разработать новую (исходя из нынешнего положения организации (организационной структуры, целей, задач)) инструкцию по делопроизводству, должностные инструкции некоторых сотрудников(делопроизводителя). Данная инструкция позволит закрепить статус и функционал работы делопроизводителя, упорядочить и систематизировать его работу. В инструкция (разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ,)) должны входит такие пункты, максимально охватывающие деятельность данного отдела приведенные в Приложении 2.
В-третьих -необходимо осуществить внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления (например, на базе 1 с Предприятие) что позволит быстро и эффективно осуществлять работу отдела кадров.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по персоналу на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности.
Самое главное это то, что система электронного документооборота существенно уменьшает бумажную волокиту. Не нужно будет искать нужный документ среди огромной стопки бумаг, поскольку все это будет храниться в электронном виде, а значит, найти нужный документ можно будет гораздо быстрее. Этим же мы снижаем и нагрузку на канцелярию, поскольку с внедрением такой системы нет необходимости закупать каждый месяц тонны офисной бумаги и прочих принадлежностей. Кроме того, при работе двух «отдельных» подразделений данный метод будет особенно актуален, т. к время на подписание, согласование уменьшается во много раз. (не надо будет бегать с бумажкам через весь город)
Реализация данных мероприятий позволит предприятию построить более эффективную и слаженную систему документационного обеспечения, что позволит бесперебойно и в срок вести документооборот предприятия.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время учеными изучен, накоплен значительный теоретический и практический опыт совершенствования документирования и рационализации работы с документами. Однако, как можно наблюдать во многих организациях процессу совершенствования ДОУ уделяется мало. Исходя из того, что, сами руководители организаций не уделяют внимания системе документационного внимания, они не требуют этого и от своих сотрудников, да и как правило не видят целесообразности в создании отдельных отделов, занимающихся документооборотом, не стремятся укомплектовать штат секретариата или канцелярии грамотными специалистами. Однако, как показывает практика такие предприятия часто сталкиваются с проблемами, возникшими из-за неэффективной организации деятельности, которая возникает при пренебрежительном отношении к ведению документации.
Цель моей работы заключалась в проведении изучения системы оценки сложившегося документационного обеспечения в организации, ее роли для предприятия.
Исход из цели, мною была изучена научная литература, посвященная системе документационного обеспечения, ее роли, методам ее совершенствования. Более подробно была изучена система проведения оценки ДОУ. Так оценка современного состояния документационного обеспечения управления начинается со следующих мероприятий:
-Проведение пред проектного обследования, т. е. сбор исходных данных для проектирования;
-Анализ существующей системы делопроизводства на основе материалов обследования;
- Составление технического задания на проектирование.
Сбор необходимых данных проводится путем специальных методов: наблюдение, изучение документации, анкетирование/ опрос/ интервью с работниками, метод технологических цепочек.
Далее полученные данный целесообразно будет проанализировать, классифицировать. На этапе анализа используется ряд методов, часть которых совпадает с методами сбора материала, кроме них используется: систематизация материалов, метод сравнения, графический метод, таблицы.
Анализ результатов обследования позволяет выявить недостат