Лингвистическое обеспечение электронного каталога научной библиотеки

СОДЕРЖАНИЕ
TOC \o "1-3" \h \z \u ВВЕДЕНИЕ PAGEREF _Toc76394547 \h 31 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ PAGEREF _Toc76394548 \h 51.1 Сущность и формы организации документооборота в организациях PAGEREF _Toc76394549 \h 51.2 Формы регистрации и контроля документов в организации PAGEREF _Toc76394550 \h 82 АНАЛИЗ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ ИНДЕКСИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В НАУЧНЫХ БИБЛИОТЕКАХ ВУЗОВ РОССИИ PAGEREF _Toc76394551 \h 152.1 Особенности индексирования документов в вузовских библиотеках: задачи, проблемы, решения в современных условиях PAGEREF _Toc76394552 \h 152.2 Лингвистическое обеспечение автоматизированных библиотечно-информационных систем PAGEREF _Toc76394553 \h 18ЗАКЛЮЧЕНИЕ PAGEREF _Toc76394554 \h 30БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК PAGEREF _Toc76394555 \h 33ПРИЛОЖЕНИЯ PAGEREF _Toc76394556 \h 36

ВВЕДЕНИЕАктуальность темы выбранной курсовой работы определяется тем, что в современных условиях ускорения социально-экономического развития возрастают требования к качественным показателям деловых процессов. В рамках организации регистрации документов основной деятельности любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Совершенствование организации регистрации документов предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Степень изученности темы представлена в трудах таких авторов, как: Д.Г. Абуладзе, М.И. Басаков, В.С. Бялт, А.Б. Вешкурова, Л.А. Доронина, В. С. Иритикова и других.
Объектом исследования является система организации регистрации документов.
Предметом – изучение автоматизации процессов индексирования документов в научных библиотеках ВУЗОВ России.
Цель курсовой работы – анализ автоматизации процессов индексирования документов в научных библиотеках ВУЗОВ России на примере лингвистического обеспечения электронного каталога научной библиотеки.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить сущность и формы организации документооборота в организациях;
- выделить формы регистрации и контроля документов в организации;
- проанализировать особенности индексирования документов в вузовских библиотеках: задачи, проблемы, решения в современных условиях;
- исследовать лингвистическое обеспечение автоматизированных библиотечно-информационных систем.
Основные методы исследования, которые были использованы в работе: метод анализа; метод классификации и синтеза; метод сравнения и обобщения.
Практическая значимость работы заключается в анализе автоматизации процессов индексирования документов в научных библиотеках ВУЗОВ России на примере лингвистического обеспечения электронного каталога научной библиотеки. Результаты полученного исследования могут быть полезны работникам и студентам в отрасли документоведения, архивоведения и индексирования документов.
Структура работы: курсовая работа состоит из: введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ1.1 Сущность и формы организации документооборота в организациях
Основная суть регистрация документов состоит в достижении оперативного выполнения всех этапов документационной работы. Именно четкость проработки движения документов определяет скорость получения информации, которая требуется для принятия решений. В этой связи, рациональная организация документов способствует чёткости и быстроте организации рабочих процессов.
Стандартная документация в организациях делятся на следующие документопотоки: поступающие (входящие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренняя документация.
Кроме того, существует также большая группа форм регистрации документов, которая предназначена для поддержания отдельных видов деятельности куда входит:
1. Архивное дело, включающее комплекс процедур архивного хранения и регистрации документов.
2. Кадровый документооборот, включающий документы кадрового учета.
3. Бухгалтерия с бухгалтерской документацией.
4. Конфиденциальное и секретное делопроизводство.
5. Документооборот системы менеджмента качества.
6. Технический и технологический документооборот.
Следует выделить, что систем организации и регистрации документов может быть достаточно много, это зависит от того сколько процессов охватывает организация, и каков её масштаб. При этом может возникнуть ситуация, когда, например, бухгалтерское и кадровое делопроизводство отсутствуют, так как эти процедуры осуществляются на аутсорсинге и так далее.
Формы организации регистрации документов представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Формы организации регистрации документов
Далее выделим основные понятия, которые тесно связаны с современным понятием регистрации и оформления документов в организации (см. табл.1).
Таблица 1
Основные понятия в системе документирования организации
№ п/п Понятие Краткое описание
1 Делопроизводство Комплекс мероприятий, направленных на организацию оборота документов организации. Он обладает конкретным алгоритмом и содержит свод правил
2 Документооборот Представляет из себя систему создания и интерпретации, а также архивации передачи документов. Документы могут быть как простыми на бумажных носителях, так и в электронном виде.
3 Электронный документооборот Представляет из себя комплекс автоматизированных процессов в работе с документами, который осуществляются в электронной форме и несет в себе концепцию без бумажного делопроизводства.
В настоящее время можно выделить следующую классификацию по способу регистрации документов:
1. Рукописный документ, написанный от руки.
2. Печатный документ, который изготовлен полиграфическим способом.
3. Механические документы, которые включают запись информации при помощи механического способа.
4. Магнитный документ, который представляет из себя запись на магнитном носителе; видеодиске; магнитной ленте.
5. Фотографические изобразительные документы: фото-, кинопленка; фотобумага, которая фиксирует значимые рабочие процессы.
6. Оптический документ, который представляет запись информации при помощи электромагнитного поля, например, cd-rom с оптической записью.
7. Лазерный документ, который представляет записи считывания информации при помощи лазерного луча, например, оптический диск; компакт-диск; голограмма.
Таким образом можно сделать вывод о том, что в настоящее время присутствует множество форм организации и регистрации документации. Суть регистрации документов состоит в достижении оперативного исполнения всех этапов работы с информацией и ее качественном документировании.
1.2 Формы регистрации и контроля документов в организацииРегистрация документа представляют запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:
- учет документов,
- контроль за их исполнением;
- справочную работу по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.
Регистрация необходима:
- для обеспечения сохранности документов;
- для удобства поиска документов;
- для учета и контроля исполнения документов,
Формы регистрации документов в организации представлены в таблице 2:
Таблица 2
Формы регистрации документов в организации
№ п/п Форма Краткое описание
1 Централизованная Предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации
2 Децентрализованная Предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).
3 Смешанная Предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно (см. рис.2).

Рисунок 2 – Группы регистрируемых документов
Бланки примеров входящих и исходящих документов представлены в приложении 1. Таким образом, мы видим, что входящие и исходящие документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был подшит документ или его копия.
Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток –медленный поиск. Журналы регистрации включает следующие графы:
- номер документа;
- дата документа;
- дата поступления;
- автор документа (отправитель);
- адресат (получатель);
- количество листов документа;
- резолюция;
- исполнитель;
- подпись исполнителя;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении;
- номер дела;
- имя файла;
- примечание.
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. д. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек.
Компьютерная регистрация наиболее оперативный и удобный вид регистрации, так как позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток – возможна потеря информации по техническим причинам.
Также, отдельно следует выделить такую категорию деловой документации в организации, как деловые письма. Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов). Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю (угловая форма оформления) или центруются (продольная форма оформления) относительно самой длинной строки. Примеры бланки угловой и продольной формы оформления реквизитов представлены в приложении 2.
По итогу первой главы курсовой работы можно резюмировать то, стандартно документооборот в организации делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Существует отдельная группа форм регистрации документов, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности: архивное дело (совокупность процедур архивного организации регистрации документов); кадровый документооборот (процедуры кадрового учета); бухгалтерский документооборот; секретное и конфиденциальное делопроизводство; технический и технологический документооборот; документооборот системы менеджмента качества.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Среди форм регистрации документов в организации выделяют: централизованную; децентрализованную; смешанную.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно:
- документы, имеющие гриф ограничения доступа;
- контракты коммерческие;
- внутренние документы;
- исходящие документы;
- входящие документы.
Далее переходим к анализу автоматизации процессов индексирования документов в научных библиотеках ВУЗОВ России.

2 АНАЛИЗ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ ИНДЕКСИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В НАУЧНЫХ БИБЛИОТЕКАХ ВУЗОВ РОССИИ2.1 Особенности индексирования документов в вузовских библиотеках: задачи, проблемы, решения в современных условияхИзменения социально-культурной среды, принципов организации деятельности библиотек, внедрение информационных технологий и изменение потребностей пользователей определяют новые требования к библиотечному персоналу, усиливают социальную роль библиотекарей как трансляторов знания. Именно библиотекари – профессионалы призваны влиять на рост знаний специалистов других отраслей производства и социальной сферы, формировать и обогащать их информационную базу.
Ограниченность ресурсов тесно соприкасается с отсутствием достаточной координации и кооперации между библиотеками в пределах населенных пунктов, регионов страны и в отсутствии корпоративной каталогизации в электронной среде. Многие библиотеки реализует значительные проекты модернизаций, но этот информационный поток остается неизвестным широкой библиотечной общественности. Отсутствие координации действий библиотек касаются и взаимодействия с местной администрацией, невозможностью привлечения спонсорских средств. Все перечисленные обстоятельства не зависят от самих библиотек, а вызваны внешними факторами, которые и влияют на процесс ценностных формирований.
Недостатки институциональной среды, формируемой системой правовых норм, в ряде случаев преодолеваются опорой на внутренние факторы – институциональные соглашения, создающиеся внутри библиотек. Эволюция институциональных соглашений зависит от отдельных социальных групп, от состава библиотечной аудитории, от сложности читательских запросов, от уровня библиографической культуры и оттока библиотечных пользователей.
Институциональные соглашения могут быть оптимизированы в результате исследований, проводимых как студентами библиотечных специальностей, так и действующими библиотечными специалистами. Среди направлений исследований институциональных соглашений мож- но выделить: изучение читательских интересов жителей города или региона; изучение читательских пристрастий самих библиотекарей; анализ работы библиотеки по конкретным тематическим направлениям, составу и использованию библиотечного фонда, видам услуг, особенностям библиографического обслуживания читательских групп, особенностям чтения традиционных и электронных изданий; исследование конфликтов библиотечного общения; создание службы повышения информационной и библиографической культуры пользователей.
Факторы спроса и предложения на услуги современной библиотеки определяют ее стратегию как инфраструктурного учреждения, институциональная среда которого непосредственно связана с феноменом образования. В системе библиотек важную роль играет вузовская библиотека. Совершенствование ее деятельности в конкретном вузе определяется особенностями межпредметных связей, наличием филиалов и организаций в рамках университетского комплекса, финансовыми возможностями, квалифицированностью кадров, рациональностью и системностью взаимосвязей с другими социальными институтами сферы образования.
В интегрированном информационном пространстве первостепенными становится решение задач: создания национальных информационно-поисковых систем, представляющих максимально исчерпывающую информацию о книгопотоках и использования сведений для производителей и покупателей вузовской учебной книги на локальном и глобальном уровнях. Квалифицированная информация о книгоизданиях, формируя системный подход к информационным ресурсам в целом, создает социально-психологическую адаптацию работников библиотеки к книжному рынку, превращающая владение информацией в экономическое и социальное преимущество.
Стратегия современной вузовской библиотеки по формированию институциональной среды направлена на предоставление пользователям информации на всех видах носителей: бумажных, магнитных, цифровых, телекоммуникационных со свободным доступом в Интернет, и библиотеки вузов, использующие новые технологии, помимо традиционных печатных изданий, предоставляют потребителям коллекцию электронного фонда – электронные копии печатных изданий вузовского издательства, учебные и справочные материалы на электронных носителях.
Объектами информационных ресурсов современной экономики становятся различные виды и типы электронных учебных изданий: электронное издание, воспроизводящее соответствующее печатное издание; локальное электронное издание в виде определенного числа идентичных экземпляров на переносимых машиночитаемых носителях; сетевое электронное издание. Электронная библиотека в вузе, доступная широкому кругу потребителей через компьютерную сеть, существенно корректирует спрос на вузовскую учебную книгу, одновременно актуализируя проблему классификации учебной литературы и прежде всего учебника. Предлагаемые электронные учебники как часть автоматизированной системы обучения в вузе дифференцируются на традиционные учебники в оцифрованном виде; учебники, созданные как самостоятельный документ, обладающий графическими или аудиографическими формами предоставления информации; переходные виды учебника, сочетающие традиционный вид с гипертекстовыми признаками.
При всей значимости, инновационности и привлекательности электронных учебных книг традиционное текстовое издание в настоящее время сохраняет свои приоритеты, особенно в библиотеках небольших региональных вузов, что не снимает, однако, необходимости бюджетного финансирования при комплектовании фондов учебной литературы бумажными изданиями. Рост объема целевого финансирования библиотек требует государственного контроля. Основной мерой контроля за эффективным расходованием средств стала система госзакупок. Комплектование библиотек учебной литературой в условиях конкурсных процедур показали, что 93 % библиотек говорят о потерях оперативности комплектования, ухудшения качества фондов, неспособности случайных фирм выполнять условия контрактов. Экспертиза качества комплектования библиотек показывает также необходимость подготовки и выпуска каталогов, информирующих о выпуске учебной литературы по многим специальностям, таких как каталог изданий «Университетская книга», каталоги издательства «ИНФРА-М» и др., которые укрепляют институциональное взаимодействие субъектов образовательного процесса.
Таким образом, существенной функцией вузовской библиотеки становится формирование новой институциональной среды, преодоление барьеров между культурнической миссией учебной книги и прагматичной природой рынка, содействие осмыслению учебного издания как синтеза материальных и духовных ценностей, как системы социокультурного и информационного воздействия на личность студента.
2.2 Лингвистическое обеспечение автоматизированных библиотечно-информационных системОбщее свойство информации выражается в том, что основной формой ее существования является язык. Поэтому разработка вопросов лингвистического обеспечения информационных систем является важнейшим шагом на пути решения проблемы обработки информации и обеспечения доступа к ней.
В специальных публикациях понятие «лингвистическое обеспечение» появляется в 60-е гг. 20в. и используется наряду с понятием «ИПЯ». Однако следует подчеркнуть, что в 60-70-е гг. 20 в. понятие «ИПЯ» используется более интенсивно, его границы становятся четко определенными, а сам термин получает однозначное толкование в ГОСТе и справочной литературе. Первоначальное же употребление понятия «лингвистическое обеспечение» не носило нормативного характера и под ним, как правило, понимали комплекс ИПЯ, используемый для составления поисковых образов документов и поисковых образов запросов и предназначенных для описания, хранения и поиска информации.
В структуру ЛО библиотечной технологии входит комплекс ИПЯ, включающий языки различных типов и разного функционального назначения: классификационные ИПЯ, элементы языков объектно-признакового типа, язык библиографического описания, языки координатного типа. Анализ технологических процессов и операций позволил установить тенденцию расширения перечня используемых ИПЯ или их элементов, усиления весомости в реализации библиотечной технологии таких языков как объектно- признаковый язык и язык библиографического описания документов, выявить новые сферы применения ИПЯ, в которых они присутствуют имплицитно: комплектование, учет, обслуживание читателей, справочно-библиографическая и информационная работа. Можно выделить присутствие прямой зависимости между качеством лингвистических средств и эффективностью реализуемой библиотечно-библиографической технологии.
Изменение и расширение функций АБИС потребовало увеличения арсенала языковых средств, обеспечивающих функционирование системы, усиления их семантической силы и лексико-синтаксических характеристик, разветвленности и мощности парадигматических отношений.
В АБИС выделение лингвистического обеспечения из состава информационного обеспечения и оформление его в качестве самостоятельной подсистемы фактически завершено к 1976 году и получило юридическое закрепление Постановлением от 30.09.81 ГКНТ СССР «Об утверждении единого порядка разработки и развития автоматизированных систем НТИ» (в настоящее время этот документ считается утратившим силу).
Применительно к автоматической обработке данных с помощью вычислительной техники ЛО определяется как совокупность терминов и искусственных языков, а также правил формализации естественного языка (ЕЯ). В условиях АБИС развитие лингвистических средств направлено на однократное индексирование и систематизацию в автоматизированной системе (АС), постепенную унификацию используемых ИПЯ, создание целесообразной минимальной их номенклатуры, учитывающей все потребности АС.
Роль лингвистических средств существенно возрастает в связи с необходимостью их эксплуатации в сетевом режиме. Именно сетевые информационные технологии обеспечивают интеграцию и коллективное использование распределенных информационных ресурсов путем телекоммуникационного доступа к ним удаленных пользователей. Обеспечение доступа к региональным базам данных массового пользователя возможно лишь при условии совместимости используемых в региональной информационной системе лингвистических средств, их соответствие международным и национальным стандартам.
Многообразие используемых лингвистических средств объясняется различиями в тематике, характере информационных массивов и запросов, требованиях к полноте и точности поиска, режиму работы системы.
Новая постановка проблемы совместимости вызвана приобретением современными автоматизированными системами целого ряда новых свойств: развитие режима диалога во многих БД, в том числе в режиме сети, с помощью нескольких ИПЯ; интеграция АБИС с другими системами: издательской, информационно-управляющей, автоматического проектирования и т.п.; автоматизация вспомогательных процессов в АБИС, в том числе задач управления, создания и ведения ЛО.
Кроме того, следует отметить тенденцию сближения лингвистического и программного обеспечения в условиях этих информационных систем. В результате объединения информационных ресурсов системы, лингвистических средств и программного обеспечения формируется единое информационно-поисковое пространство. Таким образом, ориентация в крупных информационных массивах на персональном компьютере перестает казаться неразрешимой проблемой. Для ее решения необходимо, во-первых, разработать технологию структурирования информации (группировки информационных разделов); во-вторых, предоставить пользователю возможность атрибутивного поиска (по всем атрибутам характеристики документа) и смыслового (интеллектуального) поиска (с использованием тематического рубрикатора или тезауруса).
Под лингвистическим обеспечением корпоративных библиотечно- информационных систем понимается применяемая в её технологии совокупность информационных языков, словарных баз данных, лингвистических процессоров и средств актуализации словарей. ЛО предназначено обеспечить:
а) Согласованное общими правилами корпорации индексирование документов и запросов,
б) Эффективный поиск информации в документальных, фактографических и других базах данных общего пользования корпорации по содержательным запросам,
в) Внутрисистемную лингвистическую совместимость участников корпоративной системы и их лингвистическую совместимость с наиболее развитыми АБИС России и западных стран.
Таким образом, «лингвистическое обеспечение» - динамическое, расширяющееся понятие, что обусловлено постоянным обновлением знаний в области информатики. Учитывая расширение состава ЛО информационных систем за счет таких лингвистических средств, как языки взаимодействия с системой, можно говорить о тенденции сближения лингвистического и программного обеспечения, особенно четко проявляющейся в условиях гипертекстовых систем.
Лингвистическое обеспечение любой АБИС, под которым принято понимать комплекс ИПЯ, а также средства и методы их создания, ведения, использования и контроля, всегда имеет своей целью обеспечить решение многообразных задач, стоящих перед системой. К числу первостепенных задач, которые призвана решать любая библиотечная система, будь то традиционная библиотека, базирующаяся на ручной технологии, или автоматизированная система, использующая средства вычислительной техники, относятся следующие.
Отбор из документального потока и приобретение тех и только тех документов, которые бы с максимальной эффективностью использовались именно в данной, конкретной библиотеке. Для этого в библиотечной системе должны быть предусмотрены разнообразные лингвистические средства структурирования, «разбиения» входных документальных потоков с целью разыскания в них отдельных документов, наиболее соответствующих потребностям данной системы.
Удовлетворение многообразных запросов читателей, как за счет ресурсных возможностей библиотеки, так и за счет обращения к общегосударственным и мировым резервам информации. Для этого также необходимы соответствующие ИПЯ и другие языковые средства, открывающие доступ как к фонду отдельной библиотеки, так и к массивам информационно- библиотечных систем и сетей.
Функции подсистемы ЛО:
- Лексикографический и терминологический контроль входных записей документов;
- Трансляция ПОДов с одних языков индексирования на другие;
- Автоматический перевод элементов записей документов и данных (в том числе элементов библиографической записи, аннотаций, ПОДов и т.д.) с одних естественных языков на другие;
- Словарное обеспечение индексирования запросов пользователей;
- Словарно-информационное взаимодействие с организациями- поставщиками и пользователями информации АБИС.
- Автоматизированное ведение словарных баз данных, включая:
- Фильтрационная обработку ПОДов (выявление в ПОДах новых словарных единиц);
- Актуализация словарных баз данных, которая в свою очередь предполагает: актуализацию баз данных информационных классификаций в соответствии с официальными дополнениями и изменениями; составление и ввод новых словарных статей в базы данных тезаурусов и грамматических словарей; корректура словарных статей баз данных тезаурусов и грамматических словарей (устранение ошибок, ввод дополнительных элементов данных); исключение устаревших словарных статей из баз данных тезаурусов и грамматических словарей (на основе анализа статистики употребления словарных единиц в ПОДах).
В организационном плане в зависимости от характера объекта автоматизации и создаваемой АБИС подсистема ЛО может быть выделена в качестве структурного подразделения или её функции распределяются в качестве дополнительных между персоналом АБИС в подразделениях, участвующих в создании и эксплуатации информационных ресурсов, а также системы в целом.
Организационными единицами подсистемы ЛО крупной АБИС могут являться:
- группа управления,
- группа ведения баз данных информационных классификаций (БДИК),
- группа ведения баз данных тезаурусов (БДТ),
- группа ведения баз данных грамматических словарей (БДГС).
Функциями указанных подразделений в составе подсистемы ЛО являются:
- группа управления – обслуживание средствами подсистемы автоматизированного словарного и лингвопроцессорного обеспечения (АСЛО) библиографических баз данных;
- технологическая диспетчеризация АСЛО;
- общий контроль и методическое руководство деятельностью всех остальных служб АСЛО;
- планирование и отчетность по АСЛО;
- контроль состояний, исследование характеристик объектов АСЛО, ее общей эффективности, а также совершенствование АСЛО;
- осуществление словарно-информационного взаимодействия АСЛО с организациями.
Группа ведения БДИК – поддержка на актуальном уровне информационных классификаций (участие в формировании дополнений и изменений); ведение баз данных информационных классификаций; участие в исследовании эффективности функционирования и в модернизации процессоров трансляции ПОДов с одних языков индексирования классификационного типа на другие; участие в организации и реализации словарно-информационного взаимодействия подсистемы АСЛО с другими организациями в части ведения и использования информационных классификаций.
Группа ведения БДТ – поддержка на актуальном уровне тезаурусов библиографических баз данных (фильтрация в ПОДах новых терминов); ведение баз данных тезаурусов; участие в исследовании качества информационного поиска в базах данных по вербально-тематическим запросам, исследование характеристик тезаурусов; участие в исследовании эффективности функционирования и в модернизации процессоров трансляции ПОДов с одних языков индексирования вербального типа на другие и процессов фильтрации в ПОДах новых словарных единиц; участие в организации и реализации словарно-информационного взаимодействия подсистемы ЛО с другими организациями в части ведения и использования тезаурусов и терминологических словарей.
Группа ведения БДГС – поддержка на актуальном уровне грамматических словарей (фильтрация в ПОДах новых слов и основ); ведение баз данных грамматических словарей; исследование характеристик грамматических словарей; участие в исследовании эффективности функционирования и в модернизации процессоров трансляции ПОДов с одних языков индексирования вербального типа на другие.
Состав лингвистического обеспечения АБИС может быть представлен следующей схемой (рис.3).

Рисунок 3 – Состав ЛО АБИС
Предложенная схема не претендует на роль классификации, а представляет собой скорее иллюстрацию, отображающую особенности применения лингвистических средств в АБИС: ИПЯ как средства выражения смыслового содержания документов и информационной потребности пользователя, языки запросов и языки манипулирования данными как средства управления данными, терминологических структур как моделей данных, с одной стороны, и понятийных систем, выражаемых средствами искусственного языка с естественной лексикой – с другой.
В большинстве АБИС на этапах индексирования и поиска документов применяются различные средства, имеющие лингвистическую природу, например, тематические рубрикаторы, тезаурусы, словари как информативных, так и неинформативных лексических единиц, словари синонимов, словари словосочетаний и т.п.
С точки зрения семантики словоупотребления терминологические структуры могут быть разделены на семантически упорядоченные и семантически неупорядоченные. При этом семантически неупорядоченные терминологические структуры всегда имеют линейную организацию, а семантически упорядоченные – иерархическую или сетевую организацию (см. рис.4).

Рисунок 4 – Типология терминологических структур по семантическому признаку
Семантически упорядоченные терминологические структуры отражают оба типа связей, которые могут существовать между отдельными терминами – парадигматические и синтагматические. Парадигматические связи характеризуют различные виды отношений - отношения иерархии, ассоциативные отношения и отношения эквивалентности. Синтагматические связи показывают логические отношения между понятиями.
С точки зрения организации лексических единиц терминологические структуры могут быть разделены на линейные, иерархические и сетевые (рис.5).

Рисунок 5 – Типология терминологических структур по организации лексических единиц
К линейным терминологическим структурам относятся линейные словари различного назначения, обычно упорядоченные по лексикографическому принципу (морфологические и частотные словари, словари словосочетаний) С точки зрения своего участия в процессах индексирования документов и запросов такие словари делятся на положительные и отрицательные. Положительные словари объединяют лексику, которую можно использовать в процессе индексирования. Отрицательные словари содержат лексику, запрещенную для использования при индексировании.
Иерархические терминологические структуры (рубрикаторы и классификаторы) отражают отношения «род-вид» или «часть-целое». Указатель иерархических отношений терминов может быть создан только после решения проблемы классификации понятий. Он разрабатывается на основе классификационных схем понятий, поскольку фактически в иерархическом указателе находят отражение иерархические цепочки подчинения понятий, зафиксированные в классификационных схемах. В качестве основных входов этого указателя выбираются те заглавные термины, которые не имеют родовых дескрипторов (т. е. стоят на верхней ступени иерархического дерева).
Основными представителями сетевых терминологических структур являются тезаурусы. Тезаурус может быть представлен как семантическая сеть, в которой понятия связаны регулярными и устойчивыми семантическими отношениями – иерархическими (например, род-вид, целое-часть), ассоциативными, а также отношениями эквивалентности. При этом отдельное понятие определенной области знаний в тезаурусе представлено словом или словосочетанием, соотносящимся с другими словами и словосочетаниями и образующим вместе с ними замкнутую систему. С точки зрения автоматизации процессов построения и использования терминологических структур их можно разделить на ручные и автоматизированные.
Отличительные свойства автоматизированных словарей:
- обратимость (полная: любая лексическая единица может выступать в роли входной при запросе и выходной при ответе; частичная: наличие индекса); гибкость (удобное, упрощенное обращение к словарю: несколько входов в словарь);
- динамичность (постоянное пополнение словарного состава; оперативность редактирования).
Главными компонентами автоматизированного словаря являются:
- блок обработки запроса (блок лемматизации - сведения текстовых форм к их словарным (каноническим) форме);
- блок лексических массивов (в автоматизированном словаре лексические единицы могут храниться и в виде основ, и виде словоформ);
- блок морфологического анализа;
- блок выдачи ответа (главная задача - варьирование ответа в зависимости от пожеланий пользователя).
Таким образом, можно сделать вывод о том, что автоматизированные библиотечно-информационные системы характеризуются специфической технологией и средствами преобразования информации и должны иметь развитую структуру лингвистического обеспечения. Важнейшими функциями лингвистических средств в условиях АБИС является обеспечение доступа потребителей информации к информационным ресурсам, обеспечение качества производимых библиотекой информационных продуктов и услуг.

ЗАКЛЮЧЕНИЕВ соответствии с задачами, поставленными во введении был сделан вывод о том, что стандартно документооборот в организации делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Существует отдельная группа форм регистрации документов, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности: архивное дело (совокупность процедур архивного организации регистрации документов); кадровый документооборот (процедуры кадрового учета); бухгалтерский документооборот; секретное и конфиденциальное делопроизводство; технический и технологический документооборот; документооборот системы менеджмента качества.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Среди форм регистрации документов в организации выделяют: централизованную; децентрализованную; смешанную.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно:
- документы, имеющие гриф ограничения доступа;
- контракты коммерческие;
- внутренние документы;
- исходящие документы;
- входящие документы.
Существенной функцией современной вузовской библиотеки становится формирование новой институциональной среды, преодоление барьеров между культурнической миссией учебной книги и прагматичной природой рынка, содействие осмыслению учебного издания как синтеза материальных и духовных ценностей, как системы социокультурного и информационного воздействия на личность студента.
Как показал анализ публикаций и практических разработок, с развитием новых информационных технологий и увеличением ассортимента информационных продуктов и услуг, предоставляемых пользователю, объем понятия «лингвистическое обеспечение» значительно расширился за счет включения в его состав языков описания данных, языков операционных систем и других лингвистических средств. Это в немалой степени связано с новыми возможностями вычислительной техники, средств связи (развитие интерактивных систем и диалогового режима), развитием систем передачи данных, внедрением перспективных информационных технологий, интеграцией информационно-поисковых систем с другими системами (библиотечными, автоматизированного проектирования, информационно-управляющими), появлением электронных библиотек и электронных издательств.
В ходе эволюции теории информационного поиска менялась оценка значимости различных ИПЯ. В зависимости от стоящих перед информационной системой задач (документальный или фактографический поиск), внедрения новых информационных технологий (развитие индустрии машиночитаемых баз данных, появление интерактивных поисковых систем), расширения спектра информационных продуктов и услуг, предоставляемых пользователю, на разных этапах доминировали разные ИПЯ: традиционные библиотечные классификации были вытеснены дескрипторными ИПЯ, призванными обеспечить автоматизированный информационный поиск, появление фактографических ИПС обусловило разработку языков объектно- признакового типа, генерация машиночитаемых библиографических и реферативных баз данных стимулировала развитие на новой основе таких традиционных ИПЯ, как рубрикаторы и язык библиографического описания документов.
В настоящее время внимание специалистов привлекает разработка интеллектуальных технологий смыслового поиска, анализа и индексирования текстовой информации с использованием естественного языка, алгоритмов вычислительного синтеза смыслового образа текста, а также навигации в информационных массивах с помощью различных языков взаимодействия с системой.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОКПриказ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» – URL: https://legalacts.ru/doc/prikaz-minkultury-rf-ot-08112005-n-536/ (дата обращения: 03.07.2021)
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/ (дата обращения: 03.07.2021)
Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.
Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). — М.: КноРус, 2020. — 216 с.
Басамыгина И.Н. Институциональные проблемы вузовских библиотек и высшего библиотечного образования // Педагогические науки. – 2012. – № 12. – С.205-207
Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника. — М.: Юрайт, 2020. — 104 с.
Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Директ-Медиа, 2020. — 170 с.
Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2021. — 234 с.
Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Юрайт, 2018. — 233 с.
Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с.
Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Юрайт, 2018. — 177 с.
Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 178 с.
Корнеев И. К. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 385 с.
Кугушева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Феникс, 2020. — 238 с.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 463 с.
Страхов О. А., Алексеева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебник. — М.: Рипол, 2020. — 132 с.
Шувалова Н. Н. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 266 с.
Шувалова Н. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 266 с.
Официальный сайт ЮВАО г. Москвы [Электронный ресурс]. URL: https://uvao.mos.ru/ (дата обращения 03.07.2021).
Подъячев В.К. Обращения граждан в органы власти и гражданское участие органы власти как форма влияния на принятие политических решений) [Электронный ресурс]. URL: http://www.civisbook.ru/files/File/Podyachev.pdf (дата обращения 03.07.2021).
Сайт Росстата [Электронный ресурс]. URL: http://www.gks.ru/(дата обращения 03.07.2021)
Якушев В. С. О понятии правового института [Электронный ресурс]. URL: http://law.edu.ru/article/article.asp?articleID=189034 (дата обращения: 03.07.2021).
Яшина Н.Г. Лингвистическое обеспечение автоматизированных библиотечно-информационных систем: учеб. пособ./ Н.Г. Яшина; под ред. Т.И. Ключенко.– Казань: Медицина, 2011.-148с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1Бланки регистрации входящей и исходящей документации в организации



ПРИЛОЖЕНИЕ 2Пример оформления бланка документа с угловым расположением реквизитов

Пример оформления бланка документа с продольным расположением реквизитов