Анализ подготовки и разработки договорной документации организации на примере ООО «Смета PRO»

Введение 3

Глава 1. Теоретические основы договорной документации предприятия 5

1.1 Понятие, сущность и основные виды договорной документации 5

1.2 Особенности составления договорной документации 9

Глава 2. Анализ подготовки и разработки договорной документации организации на примере ООО «Смета PRO» 15

2.1 Краткая характеристика ООО «Смета PRO» 15

2.2 Организация системы документооборота компании «Смета PRO» 19

2.3 Организация деятельности по осуществлению договорной работы в компании «Смета PRO» 27

Заключение 31

Список использованных источников 33

Введение

Одним из основных направлений деятельности предприятий всех форм собственности является ведение договорной работы, направленной на юридическое оформление сделок между хозяйствующими субъектами. Договорная работа — это деятельность субъектов хозяйствования, осуществляющаяся в правовом ключе с целью урегулирования отношений с партнерами путем подписания договоров. Основные направления и цели договорной работы, условия, порядок и процедуры ведения работы с договорами, как правило, закрепляются в локальных актах организаций — положениях о договорных отделах. Ведение договорной работы на предприятии необходимо для повышения эффективности, надлежащего регулирования хозяйственной деятельности и обеспечения предусмотренного действующим законодательством воздействия за нарушения договорных условий. На предприятиях существуют юридические службы, которые отслеживают и принимают большое участие в организации договорной работы на предприятии. Организация договорной работы на предприятиях имеет практическое значение. Все сделки заключаются только с подписания соответствующих документов. Организация договорной работы на предприятии - это правильное ведение системы договоров. Именно в функции закрепления воли сторон и их взаимных обязательств берут начало истоки возникновения договора. Без договора сегодня практически невозможно совершить какую-либо сделку [17, С. 58].Существует множество видов договоров в зависимости от их содержания и применения. Это возмездные и безвозмездные договоры, публичные договоры, договоры в пользу третьего лица, односторонние договоры и т. д.Актуальность темы курсовой работы определяется тем, что договорная работа в последние несколько лет в нашей стране в связи с экономическим ростом, ростом количества и качества предпринимательства приобретает все большее значение. Об актуальности данной темы свидетельствует и то, что в настоящее время сфера применения коммерческих договоров значительно расширилась за счет того, что правила о купле-продаже должны субсидиарно применяться к купле-продаже имущественных прав, результатов интеллектуальной деятельности, фирменных наименований, товарных знаков обслуживания и иных средств индивидуализации гражданина или юридического лица.Вопросы организации и усовершенствования договорной документации в предприятиях рассмотрены в работах следующих исследователей: Т.Л. Безрукова, И. И. Шанина, Ю. В. Дуракова, М.И. Брагинского, О. В. Смотрова, А. Г. Сапелкина, Ю.М. Кукариной, А.В. Брызгалина, А.П. Артамонов, М.А. Бажина. Объектом исследования в курсовой работе является договорная документация. Предметом – организация договорной документации на предприятии (на примере ООО «Смета PRO»). Целью в курсовой работе является теоретическое и практическое исследование договорной документации в организации на примере предприятия ООО «Смета PRO».На основании цели, в курсовой работе поставлены следующие задачи:Рассмотреть понятие, сущность и основные виды договорной документации;Изучить особенности составления договорной документации;Провести анализ подготовки и разработки договорной документации организации на примере ООО «Смета PRO»;Разработать рекомендации, направленные на усовершенствование договорной работы в компании ООО «Смета PRO». Структура работы включает в себя введение, две главы, заключение, список использованных источников. Глава 1. Теоретические основы договорной документации предприятияПонятие, сущность и основные виды договорной документацииДоговоры являются практически самой обширной группой документов, встречающихся во многих местах жизни общества и сельского хозяйства. Темы договоров не включены ни в один из системных документов. Это указывает на специфику договоров, как документов оформления различных хозяйственных и деловых отношений. Сейчас, когда существует огромное количество государственных и негосударственных организаций, договорные отношения получили особое развитие. Поэтому необходимо соблюдать правила составления и оформления. Договорные отношения и связанные с ними соглашения подробно описаны в описании советского периода. Контракты рассматривались как документы, оформляющие экономические отношения между частными предприятиями, и являлись средством реализации планов материально-технического снабжения и торговли. Несмотря на то, что вопросы составления договоров вызывают постоянный интерес, работ, решений этой темы в целом не так много [14, С. 69]. Соглашение - соглашение нескольких лиц об установлении, использовании, использовании или использовании права и каждый раз. 2 Гражданского кодекса Российской Федерации. Договор на обслуживание для идеальной деятельности участников оборота. Важно, что, несмотря на изменение своего социально-экономического содержания, в ходе истории общества сама конструкция договора по мере возникновения юридической технологии остается принципиально весьма устойчивой [7, С. 148]. Со временем, наряду с системой наблюдаемых отношений, опосредованных договорами, расширился и состав участников: массивы с физическими лицами (гражданами) в этой роли стали творческими работниками коллективных образований, признанных самостоятельными субъектами права - юридическими лицами. Виды договоров, предусмотренные законодательством, становились все более разнообразными, положения элементов усложнялись, они предусматривались при развитии договорного правоотношения и т. д. Конвенция о заключении договора в различных случаях охвата прав: внешних, публичных, административных и др. И все же она наиболее широко используется в гражданском праве. Граждане и юридические лица свободны в заключение договора. Понуждение к заключению договора не является обязательным, за исключением исключительного случая, когда обязанность заключить договор включает в себя настоящий кодекс, законом или добровольно принятым обязательством. Условия договора относятся к сторонам, за исключением случаев, когда содержание соответствующих условий установлено законом или иными правовыми актами [4, С. 112]. Если после заключения договора установлен закон, устанавливающий обязательные для сторон правила и иные правила, чем те, которые действовали при заключении договора, условия договора остаются в силе, за исключением случаев, когда законом установлено, что его действие распространяется на отношения, давность из ранее заключенных договоров.Соглашение, по которому сторона должна получить оплату или иное вознаграждение за выполнение своих обязательств, является соглашением о компенсации. Безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Эти виды договоров различаются в зависимости от характера движения материальных благ, опосредованного договором. Если «одна сторона должна получить оплату или другое вознаграждение за выполнение своих обязанностей». В безвозмездном договоре предоставление имущества осуществляется только одной стороной без получения встречного предоставления имущества от другой стороны. А. Кабалкин считает, что в условиях перехода к рынку большинство контрактов оплачиваются [2, С. 93]. Договорная документация — это, конечно, сам договор, а также все документы, которые его сопровождают. Договор, как объект документационного обеспечения управления, в юриспруденции определяется как документ, в котором зафиксировано: соглашение, достигнутое сторонами, права и обязанности сторон. Договорные отношения между организацией и другими юридическими и физическими лицами регулируются гражданским и трудовым законодательством. Соответственно, договоры могут быть гражданско-правовыми и трудовыми. Независимо от вида самого договора, у сторон часто возникает необходимость в составлении сопровождающих документов к нему [8, С. 78].В некоторых случаях составление сопровождающих документов оговаривается на уровне закона, в других — их наличие стороны фиксируют самим договором или пожеланиями сторон. Так, например, договорно- правовая документация, сопровождающая сделку, может включать в себя, кроме самого договора, протоколы предварительных и последующих рабочих совещаний, разногласий. Также закон требует, чтобы система договорной документации включала в себя документы, которыми удостоверяют полномочия физических лиц, подписывающих договор от имени организации или от себя лично. К таким документам относятся копия устава, паспорта или доверенности. Эти копии затем хранятся вместе с текстом договора, подтверждая юридическую силу сделки. Также договором может быть предусмотрено, что выполнение каждого этапа или всего объема работ по договору подтверждается актом приемки выполненных работ или же актом передачи товара, оказания услуг и пр. Таким образом, договорная документация включает в себя собственно договоры, а также цепочки сопроводительных документов: дополнительные соглашения, протоколы, акты, спецификации, накладные, счета-фактуры и пр., фиксирующих и подтверждающих взаимные обязательства сторон и их выполнение [4, С. 41].Виды договорной документации: Содержание и форма договора, а также состав пакета договорной документации к нему, зависят от того, какие правоотношения регулируются этим договором. То есть, от того, какой это договор — трудовой или гражданско-правовой. Основные требования к трудовым договорам изложены в разделе III ТК РФ. Трудовым законодательством установлено, что договорная кадровая документация включает в себя дополнительные сведения, оформленные в виде приложений, либо отдельные соглашения сторон, заключаемые в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.Если речь о договорах гражданско-правового характера, можно выделить следующие виды договорной документации: преддоговорные документы (протоколы предварительных совещаний, конкурсные, тендерные документы, коммерческие предложения); договорные документы (проекты договоров, собственно договоры и дополнительные соглашения к ним, протоколы рабочих совещаний); первичные и производные документы (акты, счета и т.п.) [6, С. 122].Договорная документация, определение её позволяет сделать вывод о важности сопровождающей документации. В процессе договорных отношений может измениться многое, вплоть до объемов и стоимости работ по договору. Поэтому важно, чтобы все цепочки были подтверждены документами, а сами документы — правильно оформлены и подтверждали, тем самым, юридическую значимость всех изменений. Сам договор, как правило, готовится централизованно: разработчик проекта — ответственный исполнитель. Разработка договорной документации на начальном этапе предполагает сбор и анализ всей преддоговорной документации, только после этого составляется проект договора. Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства, юридический или договорной отдел. Пакет договорных документов содержит: проект договора в электронной форме; документы, представленные контрагентом; лист согласования, пояснительную записку (при необходимости) [14, С. 85].Ведение договорной документации, как правило, поручают службе делопроизводства, договорному отделу или бухгалтерии. Там же хранят договоры ГПХ. Трудовые договоры хранят в отделе кадров. Их не выдают работникам, поскольку при приёме на работу они получают на руки свой экземпляр, о чем в журнале учёта делается запись. Выдача оригиналов и копий договоров ГПХ осуществляется по письменным запросам, их можно оформить как служебные записки. В записке обязательно указывается, на какой срок выдан документ. Выдача и возврат договорной документации фиксируется в отдельном журнале учета. Когда на руки выдается оригинал договора, ответственный сотрудник службы делопроизводства обязан изготовить ксерокопию договора и подложить её в делоОсобенности составления договорной документацииИспользование договоров, имеющих хозяйственную специфику, осуществляется аналогично управленческой деятельности, охватывающей два цикла [16, С. 133]: заключение договоров – включает в себя подготовку, оформление, согласование условий; исполнение договоров – оперативные мероприятия, учет, контроль исполнения договорных обязательств и его результат. Основные направления и цели договорной работы, условия, порядок и процедуры ведения работы с договорами, как правило, закрепляются в локальных актах организаций — положениях о договорных отделах. Каждому из вышеперечисленных циклов соответствует определенная организационная работа, выраженная документально. Так документами, содержащими данные о подготовительных действиях сторон к подписанию соглашения и имеющими юридическую силу, являются [17, С. 56]: коммерческое предложение; протокол согласования разногласий; рамочное соглашение; рамочный договор; предварительный договор и другие. Как правило, подготовительный процесс – наиболее трудоемкий и требует тщательного изучения деталей будущего соглашения. Для документирования дополнительных договоренностей между сторонами, а также уточнения отдельных пунктов будущего договора, используются такие юридические документы, как [13, С. 472]: счет на оплату; дополнительное соглашение к договору; спецификация к договору; акт инвентаризации имущества; сертификат соответствия; календарный план платежей и т. п. Второму циклу технологии ведения договорной работы – исполнению договоров – соответствуют юридические документы, выражающие результат исполнения договорных обязательств, сторонами [9, с. 475], а именно: акт приема-передачи товара; акт сдачи-приемки оказанных услуг; акт о сдаче-приемке выполненных работ; товарная накладная; товарно-транспортная накладная; акт сверки; счет-фактура; универсальный передаточный документ и другие. Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств согласно договору неуклонно ведет к возникновению споров между контрагентами [10, с. 156]. Как правило, любой договор содержит процедуру досудебного разрешения споров, которая фиксируется в следующих юридических документах: претензия по договору; уведомление о расторжении договора; соглашение о расторжении договора; исковое заявление о взыскании задолженности и другие.Заключительный этап технологического процесса ведения договорной работы на предприятии (в организации) состоит во внутреннем учете заключенных и исполненных договоров с целью систематизации и контроля за исполнением договорных обязательств [1, с. 75]. На этом этапе составляются следующие юридические документы: реестр договоров; журнал договоров;лист согласования договоров и т. п. К каждому из перечисленных разновидностей юридических документов предъявляются отдельные требования к порядку их составления, содержанию и оформлению. Эти требования представляют собой юридическую технику, т. е. совокупность приемов, способов и средств ведения юридической работы на предприятии, результатом которой выступают юридические документы. Решения и действия субъектов договорной работы, направленные на выстраивание технологии своей деятельности, а также взаимоотношений с контрагентами, представляют собой юридическую стратегию и тактику ведения договорной работы. В совокупности с юридической техникой они образуют технологию ведения договорной работы на предприятии. Весьма часто для квалифицированного ведения договорной работы на предприятии пользуются предложениями привлеченных внешних профессиональных юристов и экономистов. Свежее мнение в большинстве случаев наиболее объективно, отвлечено от правил и режимов, сформировавшихся в компании. Важно принимать во внимание профессиональные навыки специалиста. Временное вовлечение экспертов дает возможность исключить конфликтные обстановки и поспособствует наиболее эффективному распределению функционала между сотрудниками. Правильно внедренная договорная политика на предприятии всегда принесет благоприятный итог, а это станет залогом дополнительной положительной деловой репутации, а в итоге, дополнительной прибыли и формирования делового климата внутри компании [6, С.120]. Таким образом, можно сделать вывод, что технология ведения договорной работы, для большинства субъектов хозяйственной деятельности, является ключевой, поскольку именно посредством заключения соглашений организация берет на себя некие обязательства, а также получает права требования по отношению к контрагентам. От того, насколько юридически грамотно оформлены договорные отношения, во многом зависит качество деятельности организации, а договоры становятся залогом длительного успешного сотрудничества между сторонами. В процессе сотрудничества между двумя сторонами устанавливаются договорные отношения. Все договоренности сторон в целях безопасности сделки должны быть должным образом оформлены и задокументированы. Юристы, которые сопровождают договорную работу на предприятии, занимаются разработкой структуры сделки в соответствии с интересами участников и действующим законодательством. Использование типовых договоров приемлемо не во всех случаях. Особенно это касается сложных сделок с большими рисками, где стоит учесть самые мелкие нюансы [8, С.125].Договорная работа на предприятии включает в себя следующие процедуры: составление проектов договора между участниками сделки; формирование протоколов разногласий при их наличии, рассмотрение этих протоколов; хранение и учет договорных документов; контроль исполнения сторонами обязательств по договору; планирование работы по договору; представление интересов клиента при возникновении преддоговорных споров; принятие решений о заключении договора на конкретные виды услуг;анализ, обобщение всех данных в процессе работы. Договорная работа на предприятии ведется в соответствии с требованиями поэтапности. Выделяют три этапа технологии ведения договорной работы: подготовка проекта – с учетом особенностей сделки составляется договор, выставляется дата его заключения, присваивается номер; согласование договора – все отделы предприятия должны принять участие в согласовании составленного договора; документ подписывается бухгалтерией, юридическим, финансовым отелом; лист согласования оформляется в электронном и бумажном виде; контроль исполнения договорных условий – инициатор договора контролирует качество выполнения обязательств; при нарушении сроков и обязательств выполняется информирование юридического отдела предприятия. Важно помнить, что договор, составленный с нарушением действующего законодательства, без учета существенных условий договора или подписанный под давлением (намеренным введением контрагента в заблуждение) является недействительным [3, с. 394]. Договор, по сути, представляет собой расписку о добровольно взятых на себя обязательствах. Сделка, совершенная под влиянием обмана, насилия, угрозы, злонамеренного соглашения представителя одной стороны с другой стороной, а также сделка, которую лицо было вынуждено совершить вследствие стечения тяжелых обстоятельств на крайне невыгодных для себя условиях, чем другая сторона воспользовалась (кабальная сделка), может быть признана судом недействительной по иску потерпевшего [2, с. 93]. Если сделка признана недействительной по одному из оснований, указанных в статьях Гражданского кодекса Российской Федерации, то потерпевшему возвращается другой стороной все полученное ею по сделке, а при невозможности возвратить полученное в натуре, возмещается его стоимость в деньгах. Имущество, полученное по сделке потерпевшим от другой стороны, а также причитавшееся ему возмещение передано другой стороне, обращается в доход государства. При невозможности передать имущество в доход государства в натуре, взыскивается его стоимость в деньгах. Кроме того, потерпевшему другой стороной возмещается причиненный ему реальный ущерб. Таким образом, целью технологии ведения договорной работы на предприятии является снижение рисков предприятия, минимизация временных затрат на согласование документации. Кроме этого, грамотно проведенная договорная работа обеспечивает безопасность компании в правовом отношении во время проведения сделок разного уровня.Глава 2. Анализ подготовки и разработки договорной документации организации на примере ООО «Смета PRO»2.1 Краткая характеристика ООО «Смета PRO»Компания «Смета PRO» основана на основании права на индивидуальное предпринимательство (ИП Олесов Яков Яковлевич) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.Компания является юридическим лицом и действует на основании законодательства Российской Федерации и устава. Основная цель организации - получение прибыли в интересах акционеров Компании.Предмет компании - насыщение потребительского рынка товарами и услугами. Компания в установленном законодательством порядке осуществляет следующие виды деятельности: Составление сметной документации в области строительства в Республике Саха (Якутия)Строительство и ремонт по договору подряда (субподряд); Контроль и наблюдение за ходом ремонтных работ по поручению Заказчика с подготовкой отчетной документации: акты осмотра скрытых работ, создание графика выполненных работ и т.д.Проверка выполненных ремонтных работ в соответствии с муниципальным контрактом (техническим заданием) КС-2, КС-3; Разработка эскизных проектов, схем (планов), изображения элементов конструкций; Проверка сметной документации в программном комплексе WinRIK Prof;Консультации по ремонту и выбору стройматериалов. Ведение и корректировка сметной документации до получения положительного заключения Регионального центра ценообразования в строительстве ГАУ по Республике Саха (Якутия); Выезд специалиста в любой населенный пункт Республики Саха (Якутия), цель работ: определить объемы и дефекты на плановые ремонтные работы, затем составить акт брака и сметную документацию, при необходимости можем оптимизировать сметную стоимость по желанию Заказчика; Компания вправе заниматься другими видами деятельности, не запрещенными законом. Отдельные виды деятельности, перечень которых определяется законом, могут осуществляться компанией только на основании специального разрешения (лицензии). Внешнеэкономическая деятельность компании определяется экспортом собственной продукции (работ, услуг), производимой Обществом как для собственных производственных и социальных нужд, так и для насыщения рынка товарами и услугами. Структура персонала организации соответствует ее отраслевой специфике. В то же время для него характерна потребность в квалифицированных кадрах со специальными навыками.Юридический адрес компании: Республика Саха /Якутия/, Усть-Янский У., Пгт. ДепутатскийТел. 89627395000 ИНН: 141701709980 ОГРН: 318144700054253Организационная структура компании «Смета PRO» представляет собой линейно-функциональную структуру. Директор компании является его основателем – индивидуальный предприниматель. Директор. Управляет в соответствии с действующим законодательством производственной, хозяйственной и финансово-хозяйственной деятельностью компании «Смета PRO», принимает решения о создании инвестиционных проектов, неся полную ответственность за последствия принятых решений, безопасность и эффективное использование имуществом компанией, а также финансово-экономические результаты ее деятельности. Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований природоохранного законодательства. Отдел снабжения. Основная задача начальника отдела снабжения «Смета PRO» - обеспечить предприятие всеми материальными ресурсами, необходимыми для его деятельности. Организация процесса обеспечения сырьем, материалами, товарами, инструментами, спецодеждой, бытовой техникой и др. Основные направления работы: организация бесперебойного снабжения; снижение стоимости закупаемых товаров, сырья и оборудования; соответствие утвержденной сметы; совершенствование работы отдела, разработка и внедрение новых систем, направленных на повышение эффективности использования денежных средств. Экспедитор. В обязанности входит прием товара со склада в соответствии с сопроводительными документами, проверка целостности упаковки товара, выдача и передача товара в установленном порядке, оформление необходимых документов в соответствии с полученными от руководства инструкциями. Отдел кадров. Определяет работу по подбору персонала «Смета PRO» с персоналом рабочих и служащих необходимых профессий, специальностей и квалификаций в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированием и поддержанием банк данных о количественном и качественном составе персонала, его развитии и перемещении. Инспектор по кадрам. Организует своевременную регистрацию приема, перевода и увольнения сотрудников «Смета PRO» в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет персонала, выдачу справок о текущей и прошлой трудовой деятельности сотрудников, хранение и заполнение трудовых книжек, и ведение установленной кадровой документации, а также подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и наградам. Главный архитектор. Курирует проектно-изыскательские работы «Смета PRO», а также контролирует соответствие разработанной проектно-сметной документации техническим регламентам, стандартам, нормам, правилам и инструкциям. Проектно-сметная группа. В обязанности сотрудников группы входит обеспечение наличия полной проектно-сметной документации на строительство объекта и его передачу по месту назначения для выполнения строительно-монтажных работ. Сотрудники проектно-сметной группы «Смета PRO» проверяют правильность составления сметной документации проектными организациями, ее соответствие действующим нормативным документам. Архитектор. Обеспечивает соответствие разработанных градостроительных и архитектурных решений действующим нормам, требованиям охраны окружающей среды и экологическим стандартам. Принимает участие в составлении технического задания на разработку градостроительных и архитектурных решений. Служба делопроизводства. Организация, поддержание и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с использованием современных информационных технологий в работе с документами, а также методического руководства и контроля за соблюдение установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях. В структуре источников финансирования компании «Смета PRO» преобладает собственный капитал, его доля в 2020 году составляет 58,8%, при этом в 2019 году она составляла 12,99%. Данная ситуация свидетельствует об улучшении финансовой устойчивости компании в 2020 году. Следует отметить, что в структуре заемного капитала преобладают долгосрочные кредиты и займы, которые в 2020 году составили 28,8%. В целом видно, что в 2020 году долгосрочные кредиты и займы увеличиваются, а краткосрочные кредиты и займы сокращаются. Этот факт свидетельствует о более широком использовании организацией наименее затратных источников финансирования. Итак, данное финансовое состояние компании «Смета PRO» стабильное, поскольку выручка от реализации товаров покрывает все расходы, включая стоимость товаров, продукции, работ, проданных услуг, коммерческие и административные расходы, а чистая прибыль организации позволяет погашать взятые на себя обязательства и развивать производственные мощности. В анализируемом периоде на изменение стоимости имущества компании и источников ее финансирования повлияло увеличение собственного капитала в 2020 году на 249 325,5 тыс. Руб. (Темп роста 580%). Основные средства значительно выросли за счет приобретения нового оборудования. Следовательно, собственные средства являются основным источником формирования имущества компании.2.2 Организация системы документооборота компании «Смета PRO»Служба делопроизводства в компании «Смета PRO» представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников. Таким образом, непосредственное руководство делопроизводством в компании «Смета PRO» возложено на секретариат. Он обеспечивает своевременное оформление и прохождение документов, информирует руководство о статусе их исполнения, знакомит сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. В компании «Смета PRO» централизованная форма организации делопроизводства, и все операции по обработке документов сосредоточены в руках одного человека - секретаря. Несмотря на то, что в компании «Смета PRO» имеет структурные подразделения, у него небольшой объем документооборота (до 10 тысяч документов в год), а централизация работы с документами является полной и наиболее рациональной. Компания выполняет полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до депонирования: прием, регистрация и рассылка документов исполнителями;оформление и отправка исходящих документов; изготовление и размножение документов; контроль сроков оформления документов; хранение документов; методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам организации делопроизводства; отправка документов. Секретарь подчиняется непосредственно директору компании «Смета PRO». Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с навесным оборудованием и необходимой оргтехникой (персональный компьютер с плоским экраном, телефонный аппарат), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где находятся шкафы, копировальный аппарат и факс-модем. Сканер и принтер находятся на отдельной приставке рядом с секретарским столом. Компьютер секретаря подключен к Интернету для приема и передачи электронной почты, а также для выбора информации, необходимой для Директора. На компьютере установлено соответствующее антивирусное программное обеспечение и программное обеспечение для защиты от несанкционированного доступа (антивирусная система NOD32).Персональный компьютер секретаря укомплектован самым необходимым современным компьютерным оборудованием, например, имеет возможность работать с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных и Интернетом. Секретарь также использует в своей работе копировальный аппарат и факс-модем. Поскольку секретариат компании «Смета PRO» оснащен компьютерной техникой, в отделе используются различные программные средства, среди которых, в первую очередь, следует выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, «1С Бухгалтерия», «Программный модуль для сбора информации». В своей работе секретарь и использует справочно-правовую систему «Консультант Плюс». Секретариат в сфере делопроизводства выполняет следующие основные функции: прием и регистрация поступивших документов; учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отгрузку; контроль прохождения документов в отделении; внесение информации о ходе и результатах оформления документов в базу данных отдела;справочно-информационная работа по прохождению и оформлению документов; подготовка для руководства отдела отчетов о выполненных и исполняемых документах; контроль своевременного списания оформленных документов;разработка номенклатуры дел подразделения; формирование, учет, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и завершенных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив; ознакомление сотрудников отдела с информационно-методическими документами по делопроизводству; инструктаж вновь нанятых сотрудников по вопросам офисной работы.Основным документом любой организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по управлению документами. В компании «Смета PRO» для сбора информации инструкциями по офисной работе не руководствуются, так как инструкции нет, а в делопроизводстве используют схему документооборот. Документооборот компании «Смета PRO» состоит из следующих потоков: входящие (входящие) документы (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представленные приказами, решениями, приказами, распоряжениями, письмами-распоряжениями, запросами, отчетами, справками, акты и заявления граждан); отправленные (исходящие) документы (передача информации вышестоящим или нижестоящим организациям, второстепенным организациям, общественным организациям или отдельным гражданам в виде писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т. д.); внутренние документы (обеспечивают решение проблем внутри организации в виде протоколов, актов, меморандумов и т. д.). Деятельность компании связана с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в компании «Смета PRO» представлен в таблице 2.1. Таблица 2.1. Объем документооборот компании «Смета PRO» за 2019-2020 годНаименование документаКоличество документовАбсол. изм, шт.Темп роста, %2019 г2020 гВходящие734114040655,3Исходящие1344172938528,6Приказыв том числе- по основной деятельности- по командировкам- по личному составу20458426505532173943639591128101-11386,312,0-1,76,9ВнутренниеВ том числе- финансовые- служебные344416221822300516801325-43958-497-17,73,6-27,3Итого756780474806,3Таким образом, анализ показывает, что наибольшая доля документов как в 2019 году, так и в 2020 году пришлась на внутренние документы. Кроме того, их количество уменьшилось за год на 439 единиц или 12,7%. Это снижение вызвано расширением доступа для получения необходимой информации за счет локальной сети. Увеличение количества заказов в течение 2020 года (6,3%) было вызвано увеличением доли рутинных вопросов, что свидетельствует о том, что основная задача менеджмента компании - поддержание уже существующего организационного порядка. В компании «Смета PRO» большая часть документов поступает по почтовым каналам. Некоторые виды документов доставляются техническими средствами связи (телефон, телеграф, факс, электронная почта), а также курьером. Самые важные документы при необходимости приходят через специальные службы доставки. Всю входящую документацию компании «Смета PRO» можно классифицировать по типам: 1. Нормативно-правовая: приказы, инструкции, инструкции. 2. Информация и справка: акты, справки, меморандумы; письма, бухгалтерия и отчетность: отчеты, программы и планы работ. При этом большая часть документации - это организационно-распорядительная документация. Типовая схема управления входящими документами предусматривает последовательное выполнение следующих основных действий: прием документов; первичная обработка документов; предварительное рассмотрение документов; оформление документов; рассмотрение документов руководством организации; сдача документов исполнителям в соответствии с постановлением. Наибольшая доля документов приходится на бухгалтерию; отдел планирования и нормирования материально-технических ресурсов. Высокая доля документов в бухгалтерии очевидна, так как практически каждый внутренний документ, причем финансовый, должен быть заверен бухгалтерией для отслеживания движения финансовых и материальных потоков предприятия. При первичной обработке корреспонденции секретарь проверяет целостность упаковки и вложений полученной корреспонденции; проверка правильности его адресации; открытие конвертов. Обработка поступающих документов и их передача на рассмотрение соответствующим должностным лицам в компании «Смета PRO» в день их получения. Исходящие документы, как и входящие, можно анализировать по типу и по корреспондентам, которым они отправляются. Они также делятся на документы, ответ на которые ожидается, и документы, отправленные просто для информации. Например, чаще всего в органы отправляются ответные письма или бухгалтерские документы. Как правило, большая часть исходящих документов - это служебная и деловая переписка. По срочным вопросам корреспонденция отправляется секретарем или подрядчиком по факсу, телеграмме или телефону. Стандартная схема управления исходящими документами в компании «Смета PRO», предусматривает последовательное выполнение следующих основных действий: сортировка документов; упаковка документов; оформление почтовых отправлений; подача документов для отправки на почту. Перед выполнением этих действий проверяется правильность выполнения и отправляемые документы принимаются от ответственного. Затем документ выдается на подпись, и к подписанным документам проставляется регистрационный номер и дата. После регистрации секретарь проводит экспедиторскую обработку присланных документов. Сортировка оформленных документов осуществляется по адресам и видам почтовых отправлений для обеспечения максимально удобного процесса работы с ними и последующей подготовки к отправке. На следующем этапе оформляется почтовая оплата. Предусматривает: запечатывание конвертов; поставка конвертов с почтовыми марками; маркировка конвертов; составление реестра; упаковка почтовых отправлений в сумку. Подача документов на почту осуществляется секретарем в отведенное для этого время.Внутренние документы компании «Смета PRO» включают в себя организационно-правовые, организационные и распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, служебную переписку (отчеты, пояснительную записку), кадровые документы и др. Обработка внутренних документов зависит от их типа. Типичный пример такого документа - заказ на основную деятельность. Внутренние распорядительные документы составляются и оформляются секретарем по указанию руководителя организации. Затем подписываются руководителем, регистрируются, умножаются секретарем и отправляются на исполнение. Управление внутренних документов компании «Смета PRO» предусматривает последовательное выполнение таких действий, как:подготовка предварительной версии текста документа; редактирование и исправление предварительного текста документа;утверждение редакции текста документа; подготовка окончательной версии текста документа; согласование документов; оформление документа; дублирование документа; передача рабочих копий документа соответствующим должностным лицам для руководства практической деятельностью; размещение контрольной копии документа в кейсе; последующее хранение и работа с документом.Для каждого документа в компании «Смета PRO» в том числе и в бухгалтерии, существует свой путь движения, пять основных этапов: 1) оформление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно - сразу после ее завершения в соответствии с требованиями к ее регистрации; 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируется своевременность и полнота его сдачи в бухгалтерскую обработку; 3) проверка бухгалтером принятых документов по форме (полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка; 4) обработка документов в бухгалтерском учете, которая осуществляется в три этапа: - налогообложение (ставка) - предусматривает перевод натурального и трудового счетчиков в обобщающий денежный счетчик. Например, предоставлен табель учета рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата сотрудников; - группировка - отбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, поступление и потребление товарно-материальных ценностей; - контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов для конкретной хозяйственной операции, вытекающее из содержания документа; 5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним регистров бухгалтерского учета. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность данных, содержащихся в документах, несут лица, создали и подписали эти документы.Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а перед этим хранятся в бухгалтерии в запираемых шкафах под ответственностью заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах. Бухгалтерский документооборот в компании «Смета PRO» в целом четко определен. Однако сотрудники иногда тратят довольно много времени на поиск нужных данных. По статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или восстановление уже существующих документов (это происходит примерно в 70% случаев. Типичная ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся юристами в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, производятся в системе бухгалтерского учета; записи договоров и связанных с ними документов хранятся в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая корреспонденция по договорным работам хранится в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой «разрозненности» данных и документов в компании «Смета PRO» сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Система электронного документооборота позволила бы организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов, обеспечить создание и движение документов по всей организации, контролировать исполнение документов и процессы, которые описываются с их помощью, а также хранилище. При этом график рабочего процесса в компании «Смета PRO» отличается четкостью, сотрудники стремятся его точно выполнять, что способствует полноценному функционированию в компании. 2.3 Организация деятельности по осуществлению договорной работы в компании «Смета PRO»В рамках осуществления договорной работы в компании «Смета PRO» юридический отдел занимается подготовкой, оформлением реквизитов и дальнейшим ведением договоров различного типа. Большую часть договоров составляют договора купли-продажи и договора поставки. Договор купли-продажи - один из распространенных гражданско-правовых договоров.Он обеспечивает перемещение результатов товарно-материальных ценностей и благ от одного собственника к другому за определенную денежную плату. По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять согласно составленному соглашению эту вещь и уплатить за него определенную денежную сумму (цену) (п. 1 ст. 454 ГК). Договора купли-продажи могут заключаться между юридическими лицами, вместе с физическими лицами структурным и смешанным способом.Заключая договор, необходимо быть уверенным в правильности его содержимого, и основной информации, дабы исключить возможные проблемные ситуации, связанные с его исполнением. Грамотное составление договора зачастую является основой успешной сделки купли-продажи. Для того, чтобы заключить договор купли-продажи в юридическом отделе «Смета PRO» работа ведется в три этапа. Первым этапом является создание проекта договора. На этом этапе определяется необходимость заключения договора, цели договора, определения контрагента, с которым данный договор будет заключаться.Кроме этого, на данном этапе происходит оценка рисков заключения договора, т.е. определяется, является ли контрагент надежным, существует ли риск недопоставки, может ли возникнуть ситуация, в которой придется обратиться в суд. Кроме юрисконсульта на данном этапе в составлении проекта также может учувствовать руководитель «Смета PRO», экономисты, бухгалтера, а в некоторых случаях и специалисты других служб предприятия.Основной задачей юрисконсульта на данном этапе является грамотное изложение условий договора, заключение его в соответствии с Гражданским кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами, кроме этого на данном этапе юрисконсульт является также координатором условий работ.Для составления проекта договора в компании «Смета PRO» оформляется письменная заявка в юридический отдел, в которой указаны последствия невыполнения условий, предусмотренных договором, указано, что конкретно надо, какая возлагается цена, кто является контрагентом. В свою очередь, после получения заявки юрисконсульт проверяет контрагента на предмет возможных рисков, чаще всего при этом делается письменная заявка проверки контрагента в службу безопасности. Далее юридический отдел приступает к подготовке (разработке, написанию) проекта договора. При наличии замечаний в предоставленном контрагентом варианте проекта договора юрист организации осуществляет экспертизу, с подготовкой, предварительных в случае необходимости, протокола разногласий. После осуществления указанных действий юрист передает документ с листом согласования лицу, в интересах от которого поступила прекращении заявка.Вторым этапом является согласование условий. На данном этапе оформляется маршрутная карта движения договора, в которой обозначены те службы, в которых договор проходит обязательное согласование. Как правило, это бухгалтерия, отдел закупок, руководитель направления и, естественно, юристы. Итоговое одобрение договор получает у первого лица организации - непосредственного руководителя, к которому договор поступает членов после всех предварительных рассмотрений. Если у подразделений возникают замечания к договору, в зависимости от этого делается отметки в листе согласования и заверяется подписью проверяющего. При наличии замечаний служб, проект договора с листом согласования, в котором указаны замечания, передается юрисконсульту, а он в свою очередь устраняет указанные замечания (при необходимости). После завершения процедуры согласования договор со всеми необходимыми документами подписывается руководителями (уполномоченными лицами) сторон договора и поступает на исполнение.Третьим этапом в подготовке является регистрация и хранение договоров.В компании «Смета PRO» при регистрации договоров используется «Журнал регистрации договоров», созданный с использованием средств Microsoft Windows (Excel). Эта программа содержит информацию о дате договора, наименовании контрагента, номере договора, предмете, сроке действия, данные об ответственном подразделении. Сюда же вносится информация о заключенном договоре. В случае заключения к договору дополнительного соглашения, эту информацию также необходимо фиксировать. То же самое касается спецификаций и других приложений - неотъемлемых частей договора. При этом любому договору присваивается регистрационный номер в виде порядкового номера договора и года заключения. Оригиналы подписанных договоров хранятся в специальных папках-регистраторах, которые хранятся в юридическом отделе организации.К каждой папке-регистратору приложена опись, содержащихся в них договоров. Каждый оригинал договора хранится в отдельном файле с приложением оригиналов протокола разногласий, дополнительных соглашений, приложений, порядке спецификаций и иных документов, относящихся к договору.ЗаключениеТаким образом, по результатам написания курсовой работы, можно сделать следующие выводы: Договорная документация — это, конечно, сам договор, а также все документы, которые его сопровождают. Договор, как объект документационного обеспечения управления, в юриспруденции определяется как документ, в котором зафиксировано: соглашение, достигнутое сторонами, права и обязанности сторон. Договорные отношения между организацией и другими юридическими и физическими лицами регулируются гражданским и трудовым законодательством. Соответственно, договоры могут быть гражданско-правовыми и трудовыми. Независимо от вида самого договора, у сторон часто возникает необходимость в составлении сопровождающих документов к нему.Договорная документация включает в себя собственно договоры, а также цепочки сопроводительных документов: дополнительные соглашения, протоколы, акты, спецификации, накладные, счета-фактуры и пр., фиксирующих и подтверждающих взаимные обязательства сторон и их выполнение.Договорная документация, определение её позволяет сделать вывод о важности сопровождающей документации. В процессе договорных отношений может измениться многое, вплоть до объемов и стоимости работ по договору. Поэтому важно, чтобы все цепочки были подтверждены документами, а сами документы — правильно оформлены и подтверждали, тем самым, юридическую значимость всех изменений. Сам договор, как правило, готовится централизованно: разработчик проекта — ответственный исполнитель. Разработка договорной документации на начальном этапе предполагает сбор и анализ всей преддоговорной документации, только после этого составляется проект договора. Использование договоров, имеющих хозяйственную специфику, осуществляется аналогично управленческой деятельности, охватывающей два цикла: заключение договоров – включает в себя подготовку, оформление, согласование условий; исполнение договоров – оперативные мероприятия, учет, контроль исполнения договорных обязательств и его результат. Основные направления и цели договорной работы, условия, порядок и процедуры ведения работы с договорами, как правило, закрепляются в локальных актах организаций — положениях о договорных отделах. Целью технологии ведения договорной работы на предприятии является снижение рисков предприятия, минимизация временных затрат на согласование документации. Кроме этого, грамотно проведенная договорная работа обеспечивает безопасность компании в правовом отношении во время проведения сделок разного уровня.В рамках осуществления договорной работы в компании «Смета PRO» юридический отдел занимается подготовкой, оформлением реквизитов и дальнейшим ведением договоров различного типа. Большую часть договоров составляют договора купли-продажи и договора поставки. Договор купли-продажи - один из распространенных гражданско-правовых договоров.При заключении договора, любому договору присваивается регистрационный номер в виде порядкового номера договора и года заключения. Оригиналы подписанных договоров хранятся в специальных папках-регистраторах, которые хранятся в юридическом отделе организации.Список использованных источниковБезрукова, Т. Л. Классификация показателей оценки, эффективности экономической деятельности промышленного предприятия / Т. Л. Безрукова, И. И. Шанин // Общество: политика, экономика, право. — 2018. — № 1. — С. 73—80.Безрукова, Т. Л. Особенности договорной работы на предприятиях / Т. Л. Безрукова, И. И. Шанин, Ю. В. Дуракова // Успехи современного естествознания. — 2018. — № 1-1. — С. 92—94.Брызгалин, А. В. Свод хозяйственных договоров и документооборота предприятий с юридическим, арбитражным и налоговым к / А.В. Брызгалин, В.Р. Берник, А.Н. Головкин. - М.: Налоги и финансовое право, 2018. - 656 c.Вахнин, И. Г. Техника договорной работы / И.Г. Вахнин. - М.: Зерцало-М, 2017. - 268 c.Витко, В. С. Юридическая природа договоров аутсорсинга и аутстаффинга / В.С. Витко, Е.А. Цатурян. - М.: Статут, 2018. - 128 c.Гоголева, Ю.А. Понятие и этапы заключения гражданско-правового договора / Ю.А. Гоголева // Экономика и социум. – 2018. – № 10. – С. 120-123.Гриднев, Е.В. Проблемы заключения гражданско-правового договора / Е.В. Гриднев // Образование и право. – 2019. – № 6. – С. 145-148.Дупленский, Н. Методические рекомендации по заключению договоров между переводчиками и заказчиками / Н. Дупленский. - М.: Р. Валент, 2018. - 642 c.Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 178 с.Корнеев И. К. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 385 с.Петров, А. М. Договоры коммерческой деятельности. Практическое пособие / А.М. Петров. - М.: КУРС, Инфра-М, 2018. - 400 c.Романова Е.Н. Гражданское право. Общая часть: учебник / Е.Н. Романова, О.В. Шаповал. — М. : РИОР : ИНФРА-М, 2018. — 202 с.Смотрова, О. В. О некоторых аспектах бухгалтерского учета / О. В. Смотрова, А. Г. Сапелкина, И. И. Шанин // Актуальные направления научных исследований XXI века: теория и практика. — 2018. — Т. 2, № 3-1 (8). — С. 471—476.Толкачев, А. Н. Коммерческий договор. От идеи до исполнения обязательств / А.Н. Толкачев. - М.: АВТОР, 2018. – 903 c.Шанин, И. И. Развитие промышленного производства и внедрение инноваций в восстановительный послекризисный период / И. И. Шанин // Вестник Воронежского государственного технического университета. — 2017. — Т. 7, № 10. — С. 198-212Хамроев, Ш.С. Документ как форма фиксации гражданско-правового договора / Ш.С. Хамроев // Юридическая наука: история и современность. – 2018. – № 12. – С. 128-132Чеговадзе, Л.А. Договор как основа гражданско-правового регулирования / Л.А. Чеговадзе // Власть Закона. – 2019. – № 4. – С. 55-61.